㈠ 合同管理信息系統的介紹與流程
1 系統背景介紹
我國目前正處於建設高峰期，工程項目越來越多，於是施工企業也日益繁多，為了方便工作，於是施工企業信息化非常重要。施工企業實施信息化建設不僅是
時代發展的要求，還是提升核心競爭力的有效手段。
現代乎慶歲化的計算機信息技術的發展，已完全應用滲透到社會各門學科領域，也給建築領域帶來了根本性的革命。隨著經濟的發展，建築工程的規模日益龐大，簽訂的合同文件會越來越多，而我國的許多中小型企業合同管理水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的機制已經不能適應時代的發展，因為它浪費了許多人力和物力。因此，迫切需要藉助計算機技術，建立合同管理信息系統，實現合同的無紙化管理，減輕手工操作難度，使建築企業合同管理科學化，規范化。
本系統從某個施工企業的角度出發，建立合同管理信息系統，包括項目注冊、承包合同管理、分包合同管理等，對於施工企業來說有著很強的廣泛適用性。
2 需求分析
2.1 總體需求分析
本系統設計的指導思想是一切為用戶著想，工作界面力求結構清晰、簡潔，通過界面的良好組織形式，用戶很容易理解各項功能特性、使用及要達到的目標。一個良好的系統不僅能讓工作人員從煩瑣的手工操作中解脫，並且合同管理信息系統本身就代表著一種管理方法，隨著它的深入，將帶動企業的高效運作，並為管理和決策提供支持。為了達到這個要求，在軟體實現上，本系統要滿足的用戶需求主要有:
（1）實現用戶身份驗證功能，對不同身份的人員設置許可權，登錄用戶分為兩個等級：普通用戶和管理員用戶。普通用戶只有查看項目注冊、承包合同信息、分包合同信息等功能；管理員用戶除了以上功能外，同時還有添加用戶、修改用戶密碼和刪除用戶的功能。
（2）系統實時動態地顯現出合同數據執行情況，合同管理更加完整和規范。完成系統主頁面的設計，並建立後台資料庫，這些資料庫信息、能動態地更新頁面數據。
（3）規范業務流程，杜絕漏洞，減輕工作人員的工作量，提高事務處理能力，提高工作效率。
（4）提供較強的信息安全保障，使用戶可以安全地通信，放心地辦公。有很強的數據安全保護，能提供及時的數據恢復，數據保密等功能。
2.2 系統性能需求及業務流程分析
為了保證該施工企業合同管理信息系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效地運行，本系統應該滿足一下的性能需求：
（1）易用性
系統是直接面對使用人員的，而使用人員往往對計算機並不是很熟悉。要求系統能夠提供良好的用戶介面，易用的人機交互界面，盡量使用用戶熟悉的術語和中文信息的界面，盡量使界面接近用戶熟悉使用的現有軟體界面，縮短用戶對系統熟悉的過程。
（2）標准性
系統在設計開發使用過程中涉及很多計算機硬體、軟體，所有這些都要符合主流國際、國家和行業標准。例如在開發中使用的操作系統、網路系統、開發工具都必須符合通用標准。同時，在自主開發本系統時，差純要進行良好的設計工作，制定行之有效的'軟體工程規范，保證代碼的易讀性、可操作性和可移植性。
（3）安全性
首先系統能夠進行嚴格、細致的訪問許可權管理，能有效防止外部各種惡意攻擊。其次，資料庫系統採用SQLSerVer2000，是一個優秀的資料庫產品，易於布置和配置，也易於維護和升級，同時也提供了足夠的安全機制，是一種安全的資料庫系統，提供了強大的數據備份和災難恢復機制，能夠保證用戶的數據安全性。
（4）靈活性和可擴充性
用戶在使用本系統時，某些信息需要及時更新，查詢條件也會呈現多樣性，這就決定了本系統在涉及中必須保證根據用戶需要方便靈活的設置，給用戶留有可擴展的餘地。
業務流程分析，以合同變更及索賠的業務流程分析為例，可得到如下圖所示，流程：（合同簽訂，合同變更和索賠信息由專門的合同管理員負責處理，包括審歲睜核，結算，以及將合同信息錄入系統）
㈡ 基於Web的合同管理系統
下面是中達咨詢給大家帶來關於Web的合同管理系統的相關內容，以供參考。
合同管理作為企業管理中的重要一環,對合同數據的准確性、數據傳輸的安全性和業務處理的規范性有很高的要求.也正因如此,合同管理工作中繁瑣的業務流程限制了管理人員工作效率的提高;另外,如何有效地利用龐大的合同歷史數據,為合同管理人員提供必要的決策支持也成為一磨亮旅項新的課題.
隨著我國企業信息化水平的提高,合同管理已逐步由傳統的手工作業轉化為計算機管理.初期的合同管理系統為文檔管理系統,實現合同生命周期的過程記載,而後發展為數字化合同模型,對合同實行元素化管理,形成了規范的數據結構,可方便進行數據統計、比鍵迅較和查詢分析.技術架構也由單機模式逐步向區域網環境下的客戶端/伺服器結構過渡.由於合同管理工作的嚴謹性瞎凳和不同企業、政府部門在合同業務的處理上存在的巨大差異,所採用的合同管理系統多是根據自身的實際情況定製而成.例如:某軍事單位針對其科研合同管理中具有高保密度的要求和嚴格的審批程序,開發了科研合同管理系統[1];江蘇電視台根據廣告合同業務量大和需要播出編排等特殊情況,開發了廣告合同管理系統[2]等.
上述系統採用的是基於C/S結構的合同管理系統.而針對一些公司企業規模大、部門地域分散的特點,筆者提出了基於Web的合同管理模式,以滿足企業對信息靈敏度、規范化管理和輔助決策分析的要求.
1大型企業跨地域合同管理的需求分析
軟體系統的設計與開發中,最重要是從用戶的專業領域中整理出需要計算機處理的需求.在企業規模大,部門地域分散的特定情況下,下屬單位可能根據自身實際情況形成內部獨立的合同管理工作模式,這對整個企業集團合同管理的標准化造成了困難;而且基礎數據存留在基層部門,將形成信息孤島現象,造成信息不準確,利用率低等問題,合同數據傳輸的滯後也會對企業決策層的決策產生影響.除此之外,軟體應用存在跨地域實施的特點使得軟體開發人員必須要考慮應採用何種技術架構來解決軟體系統與不同軟體平台之間的兼容性問題,以及日後的升級、維護等問題.
通過對某公司進行調研,可以總結該企業跨地域合同管理的需求如下:
1)實現信息處理的標准化和數據化,在集團企業內部建立標準的合同管理流程和內容規范;
2)建立統一的資料庫系統,實現全企業數據集中管理,避免信息孤島的出現;
3)在合同生命周期內,實現數據信息跟蹤管理,包括基本信息和履行信息的管理;
4)實現合同的歸檔管理,以及合同數據查詢、統計等處理功能;
5)提供標准報表、自定義報表等多種格式的報表處理功能;
6)對客戶信息進行管理,在合同簽署前為客戶的資質評估提供數據支持;
7)提供合同示範文本、相關法律法規和授權委託信息等資料的信息管理功能;
8)確保合同管理工作的規范性和安全性.
2基於Web的合同管理系統設計
2.1Web應用系統的特點
目前,很多企業的管理信息系統採用了C/S的系統結構,這類系統的優點是與大型資料庫的聯接緊密,數據處理速度快,系統安全性好.但應用C/S結構建設的管理信息系統專用性強,難以跨平台使用,開發周期長、生命周期短,系統維護和升級成本太高,系統只能在區域網的小范圍內實現信息集成和信息共享,其封閉性限制了系統對外部資源的利用[3].而且,如果需要提供Internet/Intranet上的數據服務,舊的管理信息系統必須要以新的軟體技術重新編寫,造成重復開發成本高.
隨著互聯網在世界范圍內的普及和信息技術的發展,基於Web的信息系統對傳統管理信息系統的體系結構產生了巨大的影響.與C/S結構相比,基於Web的管理信息系統具有如下優勢:
1)開放性:基於Web的管理信息系統可以做到開放式的、跨平台的應用;
2)易於維護和升級:採用分布式多層應用技術,大大節省了用於系統維護和升級的時間和費用,也改善了C/S結構的延展性問題;
3)標准化:基於Internet上的公開協議和技術標准(如TCP/IP,HTTP,XML,SOAP等)可實現應用系統在Internet/Intranet上的集成,具有良好的擴展性.對於操作人員來說,客戶端可使用標准化的瀏覽器軟體,用戶界面的操作簡單易學[3-4];
4)安全性:與傳統的C/S結構相比,基於Web的管理信息系統在客戶端與資料庫伺服器之間增加了Web層伺服器和其他的中間層伺服器,使客戶端和資料庫伺服器不直接相連,可有效地防止用戶的非法入侵[5].此外,中間層為系統提供了基本的安全保護,並支持軟體開發人員使用SSL(SecuritySocketLayer)對傳輸的資料進行加密解密.
2.2合同管理系統的技術架構
系統採用基於Web的技術架構體系,使用大型資料庫MSSQLServer,以Delphi作為應用程序開發工具.在開發過程中,嚴格遵循了面向對象(ObjectOriented)技術原則,採用組件式(ComponentBased)開發,注重產品的技術架構(TechnicalInfrastructure)的建立,運用了WebService技術,能夠有效的支持產品的進一步發展和第三方的集成應用.圖1為系統結構圖.
WebService使用了標準的輸出介面WSDL(WebServiceDescriptionLanguage)為Internet/Intranet上的客戶端提供服務,它不再注重以什麼技術來實現Web解決方案.WebService將Web應用中以程序設計為導向的概念轉換為以服務為導向的概念,其最有價值的地方就在於能夠成為不同組件模型和異構系統之間的膠水集成技術.筆者所討論的合同管理系統採用了WebService技術,為日後必然出現的企業內部和企業間的系統集成提供了技術保障.
2.3合同管理的內容
合同內容一般應包括:當事人的名稱和住所;標的;數量;質量;價格與報酬;履約期限、地點和方式;違約責任;解決爭議的方法[6].合同管理系統中所包含的合同基本信息元素最終要根據企業所在的行業背景和企業自身的實際情況來決定.
合同管理的業務處理中,根據企業的實際情況制定標准一致的合同編碼規則,內容的規范性為構造數字化的合同模型,實現元素級的合同管理提供了方便.所討論的合同管理系統包含了合同編號、合同名稱、合同分類(內部合同、關聯交易合同、外部合同)、專業類別(買賣合同、工程建設合同、承攬合同、技術合同、其它合同)、管理方式(授權、審查、審批、局本部)、自定義分類、甲方/乙方、甲方單位、乙方單位、合同金額、項目計劃金額、簽約時間、審查時間、計劃履行開始、計劃履行截止等42項合同基本信息.
系統還包括了合同項目履行信息的實時跟蹤和管理.合同項目的履行信息有:合同項目的收(支)情況、標的物交付進度、爭議處理情況、合同變更信息以及資料歸檔情況等.項目實際履行數據與合同規定條款的對比可幫助合同管理者對合同履行情況全面、准確的把握.
另外,示範文本、法律法規等輔助信息的便捷查詢有助於合同的規范性管理,系統對客戶信息的記錄和分析能夠在客戶資質評估方面為合同管理人員提供決策支持.
2.4合同管理系統的功能模型
2.4.1客戶端的主要功能
客戶端的Web頁面分為合同業務客戶頁面和業務管理員頁面.業務客戶的Web頁面實現了客戶在線填寫合同申請表、在線下載申請表和在線列印申請表的功能.
業務管理員的Web頁面主要包含5個模塊,各模塊的功能如圖2所示.
1)合同信息管理
合同信息管理包括了對合同基本信息和合同履行信息的管理,合同基本信息的數據項設置應根據企業不同的行業背景或者政府機構對合同管理系統的不同實施要求制定,並提供數據項的用戶自定義功能以拓展系統的實用性.對合同執行情況的跟蹤,包括了對合同履行進度、結算情況、變更內容、爭議解決辦法、合同履行完畢資料歸檔等情況的信息管理,並提供各項數據的對比分析功能.批量導入提供了傳統的Excel表格在指定格式下向資料庫的導入介面.系統提示根據系統管理員設置的提前天數,定期向用戶提示合同收付款和合同到期期限等信息.
2)報表處理
實現常規的報表運算和個性化的自定義報表處理功能.對於大型企業的合同管理工作,報表處理是一項十分麻煩的工作,基於Web的合同管理系統在統一管理合同數據信息的基礎上,可以提供便捷的報表運算和分析功能.
3)輔助信息
實現了客戶基本信息的管理,根據對客戶的歷史記錄和目前運營狀況的數據分析,提供對客戶資質的初步評估;實現對合同示範文本和相關法律法規的管理,以規范合同文本的錄入,方便用戶對法律法規及其相關規定的查詢.
4)系統管理
系統用戶的管理模塊負責對用戶的使用許可權進行設置,許可權分級管理對維護系統安全、正常的運行是非常必要的;擁有訪問許可權的用戶可以通過系統數據設置模塊,對合同管理的基礎數據項進行設置.
5)在線幫助
利用Internet技術快捷方便的為各級系統管理人員和用戶提供幫助信息.
2.4.2伺服器端的主要功能
系統的伺服器端負責接受和處理客戶端發出的請求,並以Web頁面的形式將處理結果返回給客戶端.合同管理系統採用了分布式多層應用的系統結構,伺服器端分為負責Web發布的Web伺服器,提供Internet/Intranet服務介面的WebService伺服器,存放主要的邏輯應用程序並提供事務管理功能的中間層伺服器,以及負責數據管理的資料庫伺服器.主要功能如下:
1)對登錄用戶進行身份驗證;
2)根據系統的分級許可權設定,限制用戶的使用許可權;
3)處理數據查詢、數據修改、報表處理等客戶端請求,返回Web頁面;
4)維護和管理系統資料庫;
5)運用中間層MTS(MicrosoftTransactionServer)所提供的交易管理服務,實現數據資料在操作過程中的完整性和一致性保護;
6)具備同時處理多個用戶請求的事務處理能力;
7)為數據傳輸和接收提供安全保障;
8)提供標準的服務介面WSDL,可以在Internet/Intranet上實現與其他應用系統的集成.
2.5基於Web的合同管理系統的安全性解決方案基於Internet的網路技術實現了各個終端跨地域的開放性互連和信息共享,但同時帶來了嚴重的安全性問題.運行在互聯網上的應用軟體系統,其安全性可能將受到如下幾種類型的威脅:數據被非法截獲、讀取和修改;未經授權的用戶訪問內部網路;用戶被冒名欺騙.合同信息屬於商業機密,因此基於Web的合同管理系統對系統的安全性有很高的要求[6],本系統採用了如下的安全性解決方案:
1)信息資源的第一層保護手段應是在內部網和互聯網的節點處設置防火牆,利用防火牆對網路和伺服器上的某些流量進行過濾和保護,監視在互聯網和內部網的數據交換過程中各類活動是否符合了站點的安全規定,這類活動包括電子郵件、文件傳輸、遠程登錄等[7].
2)互聯網環境下,數據的傳輸過程中很容易造成信息的泄漏,所以對瀏覽器和伺服器之間傳輸信息的加密是極有必要的.利用Internet的安全標准-安全套接層協議SSL(SecuritySocketLayer),可以對網路上傳輸的信息進行加密,實現客戶端瀏覽器和Web伺服器之間的信息以密文形式傳輸[8].
3)系統的用戶管理也是安全管理的重要組成部分,系統綜合運用了應用程序提供的基本安全控制功能,中間層MTS/COM+提供的組件、套件組件安全控制功能和資料庫伺服器所提供的資源安全控制功能,對用戶許可權進行了嚴格的管理和控制.
4結論
1)在合同管理計算機化之前,必須制定標準的工作流程和內容規范,實現全企業合同管理的標准化;
2)在企業規模較大、部門地域分散的情況下,為避免信息孤島的出現,必須建立企業級資料庫,應用Web技術設計合同管理軟體系統,保證數據的准確性和信息傳輸的實時性;
3)根據企業的實際情況構造軟體的功能模塊,系統共建立了17個子模塊;
4)建立完善的安全防範體系,確保合同管理工作的安全性.
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