『壹』 關系資料庫採用的數據結構是什麼
單一的數據結構-關系（表文件）。關系資料庫的表採用二維表格來存儲數據，是一種按行與列排列的具有相關信息的邏輯組，它類似於Excle工作表。一個資料庫可以包含任意多個數據表。
在用戶看來，一個關系模型的邏輯結構是一張二維表，由行和列組成。這個二維表就叫關系，通俗地說，一個關系對應一張表。
(1)文書檔案管理軟體資料庫結構擴展閱讀
關系型資料庫按照結構化的方法存儲數據，每個數據表都必須對各個欄位定義好（也就是先定義好表的結構），再根據表的結構存入數據，這樣做的好處就是由於數據的形式和內容在存入數據之前就已經定義好了，所以整個數據表的可靠性和穩定性都比較高，但帶來的問題就是一旦存入數據後，如果需要修改數據表的結構就會十分困難。
關系型資料庫為了避免重復、規范化數據以及充分利用好存儲空間，把數據按照最小關系表的形式進行存儲，這樣數據管理的就可以變得很清晰、一目瞭然，當然這主要是一張數據表的情況。如果是多張表情況就不一樣了，由於數據涉及到多張數據表，數據表之間存在著復雜的關系，隨著數據表數量的增加，數據管理會越來越復雜。
『貳』 關於一個叫文件檔案資料綜合管理系統（DARMS2000）
DARMS2000技術使用小技巧
1．在啟動Darms2000有時會出現「資料庫啟動出錯，請重啟Windows」？
解決方法：如果啟動Darms時出現的提示信息僅有「資料庫啟動出錯，請重啟Windows？」時，處理方法如下：先把ORAWIN95整個文件夾拷貝到另一分區，或單獨拷貝ORAWIN95目錄下的DATABASE目錄進行備份，再將軟體覆蓋安裝一次（注意：必須是同版本的軟體才能覆蓋安裝），最後將拷貝的文件拷回覆蓋原先的Orawein95或Database文件夾。
2．對」文件編號」進行檢索時，檢索不出所需的文件或卷內文件目錄怎辦？
解決方法：一般不會出現此類情況，出現這種情況是因為操作系統不穩定或誤操作導致庫中數據發生紊亂。此時用百分號%代替文件編號中的中括弧「[」和「]」。例如：「市府辦%2000%10號」代替「市府辦[2000]10號」。
3．在「歸檔文件管理」模塊中，當數據檢索出來後，按「細閱」按鈕時，文件的「件號」顯示不出來？
解決方法：目前對於文書檔案歸檔改革，我公司做了兩個版，一是全國通用的Darms5.0版和超越2000版；二是適用廣州地區的Darms6.0版。對於全國通用版軟體不存在此問題，對於廣州地區用戶，如果發現該問題或者改用篩選的方式，或者與我司廣州分公司聯系。廣州公司電話020-83540675/83540685，公司網址：www.titansoft.com.cn。侍含
4．關於惠普6L型號列印機兼容問題？
解決方法：關於惠普6L型號列印機，只需安裝惠普6P的列印驅動代替即可。
5．在WINDOWS2000和XP系統安裝了新狗驅動程序後，DARMS有時還出現
試用版？
解決方法：發現後再次安裝驅動程序，當出現「是否安裝支持16位驅動？」時選擇「否」或重啟動操作系統。
6．列印橫向表格時，出現列印頁面寬度超出限制？
解決方法：進入列印設置-----屬性------把紙型設為A3或設置成自定義紙張大小，一般設置比A4幅面大點即可。
7．在Darms6.0版軟體「卷內文件管理」中，如果錄入了「歸檔年度」，文件就會出現在「歸檔文件管理」模塊中？
解決方法：從機關文書檔案管理業務角度來講，文書檔案的卷內文件目錄一般情況沒有「歸檔年度」這一項，在錄入卷內文冊謹件時不要輸入歸檔年度，如果廣州地區用戶出現上述問題。請廣州分公司聯系，我公司會及時為你解決該問題。
8．升級或新裝後，出現「資料庫連接不上」的情況？
解決方法：請刪除啟動欄中顏色為藍色的資料庫圖標，重啟即可。
9．DARMS2000和HP型的激光列印機兼容問題，表現為第一頁正常，第二頁及以後的出現黑紙？
解決方法：重新安裝HP列印機原裝驅動程序。
10．檔案檢索後，如果用「檔號」作為排序條件，檔號的序號無規則排列怎辦？
解決方法：用戶在錄入目錄時，序老姿笑號位數沒有對齊。請進入「系統維護」管理模塊，按「資料庫設置」，之後按「對齊檔號」 ，最後選擇「 文件級」且輸入對齊的位數，即輸入阿拉伯數字確定。
11．在「收文管理」和「發文管理」內著錄數據後，找不到數據？。
解決方法：在「收文管理」和「發文管理」錄入文件目錄時，請選擇「快捷登記」著錄。
12．數據存檔有時顯示檔號重復（卷內文件管理）?
解決方法：在「歸檔文件管理」中找出檔號重復的文件目錄，將其刪除。
13．列印橫向表格時，無法橫向列印?
解決方法：進入列印設置----屬性----選擇列印橫向。
14．在WINDOWS2000、WINXP下，在使用時，錄入界面或其他界面會隱藏即當前看不到？
解決方法：當出現這種現象可以按ESC鍵或ALT+F4激活，並繼續往下工作。
15．在針式列印機1600K中，偶爾出現亂碼將如何解決？
解決方法：可以將1600K列印機的緩存重定值，在列印機後面，緩存第一組的跳線，把第1.2.3.7.8的跳鍵上撥。
16．在列印時偶爾出現 「未連接列印機或超出列印范圍」提示。
解決方法：在列印機屬性中，把列印頁面定為自定義。
17．在選擇「連續錄入」時，出現文件檔案條目數據『丟失』怎辦？
解決方法：出現上述情況，主要是用戶在連續錄入時，用滑鼠點擊「上頁」或「下頁」瀏覽、修改已錄入目錄的緣故，屬操作不當所致。此時，只要您用滑鼠點擊了「上頁」或「下頁」，務必請您按「增加」按鈕繼續錄入條目數據，即不會『丟失』。
18．如果需重裝Darms軟體時，要做好哪些工作？。
解決方法：重新安裝軟體時，首先要確定重新安裝的Darms軟體與當前運行軟體的版本號是否一樣。
版本號相同：
當版本號一致時，直接在「系統維護」中選擇「數據備份」，之後選擇「全部備份」，最後選擇默認「……data5」文件夾確定。
版本號相異：
相異時，主要做好三種備份，即文本轉出（常稱數據備份），報表備份，
欄目轉出。具體操作請詳細參考Darms2000使用手冊。
19．DARMS2000在XP下安裝後，點擊圖標沒有反應？
解決方法：因資料庫與瑞星殺毒軟體不兼容，請卸載殺毒軟體即可。
『叄』 檔案管理軟體哪個好
泛微、致得、RUSHCRM、知奇通、量子偉業。以上檔案管理軟體功能齊全，支持自定義模塊編輯，安全性高。
5、量子偉業：主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護等七大模塊。內置完備的列印格式，並可自定義列印格式，各類登記簿實現了流水、滿頁列印。系統按年度自動對行文編號，包括行文序號和行文字型大小。
『肆』 檔案管理數字化的萬能檔案_數字化檔案管理系統
「萬能檔案管理軟體」是一款以公文處理一條龍、各類檔案的規范化管理為一體的檔案管理軟體，該軟體採用Aess、Sqlsever資料庫，分為單機版、C/S網路版兩個版本，可穩定運行於Win95/98/ME/NT/2000/XP電腦系統，軟體嚴格參照國家檔案管理局《歸檔文件整理規則》進行開發設計，者正已成功應用於近千家國家行政機關、企事業單位等，軟體界面友好、功能全面、操作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助八大模塊，涵蓋了日常工作的方方面面，並且軟體在檔案自動採集、登記簿連續列印等方面有非常茄蘆優異的表現，深受用戶好評。
萬能檔案管理軟體具有8大特色：
1、以國家檔案局最新發布的《歸檔文件整理規則》為標准設計，專業性強，權威性高，操作方便易上手，成功應用於很多行業。
2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護顫嫌帶、操作幫助八大模塊，涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，並使工作處理流程規范化，大大提高了工作效率。
3、支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持保存電子路徑，可直接打開目標文件夾、文件或網頁。
4、根據錄入檔案資料的不同，可自定義檔案模板。
5、可利用日常錄入的數據對檔案內容進行自動採集，方便省心。
6、內置完備的列印格式並可對列印格式自定義，支持連續列印登記簿，類似銀行列印存摺，使每頁最終列印為滿頁。
7、可以設置多個用戶，並且根據工作需要為每個用戶設置不同許可權，提高了系統數據的保密性和安全性，滿足了各類檔案的管理和控制需求。
8、可以通過區域網或廣域網上的其它計算機進行數據的登記、檢索，並可授權相關用戶直接打開登記的電子文檔。
『伍』 什麼是檔案資料庫的基本形式
基本形式包掘野並含：手寫卡片式檔案資料庫、電子化檔案資料庫、影像檔案資料庫。
1、手寫卡片式檔案資料庫：將檔案信息手寫在卡片上，按照一定的分類方式進行歸檔脊神和存儲。
2、電子化檔案資料庫：將檔案信息數字化，存儲在計算機設備中，通過計算機系統進行管理和檢索。
3、影像檔案資料庫：將檔案信息以圖像形式進行判跡存儲，通過掃描、拍攝等方式獲取檔案信息，再通過圖像處理技術進行管理和檢索。
『陸』 檔案管理系統的檔案管理系統軟體
「旗幟數字化幹部人事檔案管理系統」是一套既檔案採集、檔案管理、檔案利用於一體的綜合檔案管理軟體。該系統的應用可實現對檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，並可通過組織系統專網實現幹部檔案的網上瀏覽和遠程查閱功能，進一步提高幹部信息化管理水平，加強對幹部工作的規范化管理，這為今後幹部任用、幹部提拔等工作帶來了極大的方便。
「旗幟數字化幹部人事檔案管理系統」由三部分組成：檔案管理系統、檔案採集系統以及網上查閱系統。
檔案管理系統：實現幹部人事檔案管理工作中對幹部檔案、材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等業務功能，主要由四大模塊組成：業務管理、信息管理、系統維護及管理工具。
檔案採集系統：檔案採集系統主要完成對紙質檔案材料的數字化採集處理功能。系統提供了目錄整理、檔案採集、檔案審核、系統維護四大功能，並利用現化代網路技術，實現多人多客戶端，對多本檔案，不同碼仿材料同時採集功能，是一套高效、快捷的檔案數字化採集軟體。
網上查閱系統：數字化檔案查閱系統是以組織系統專網為網路基礎，採用B/S(瀏覽器/伺服器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。並採用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠。 檔案流水化採集功能
實現多人多客戶端對多本檔案同時進行掃描採集功能，並按皮褲操作角色進行分工及許可權管理。
網上檔案閱檔功能
實現單位內部或異地對幹部檔案的查閱要求。在查檔過程中，系統進行全面的日誌記錄，對信息傳輸、用戶訪問、數據列印等進行了全面的安全設計。
檔案業務處理功能
緊密接合組織部門檔案管理工作，完成日常檔案業務處理功能。主要包括：檔案案卷管理、檔案材料的管理、檔案零散材料收集、檔案信息審核、任前檔案審核等功能。
基礎信息維護
包括單位信息、在職、後備、離退休幹部管理、其他人員類別管理、各種樣式名冊輸出等。
查詢處理、統計分析
根據不同的需求實現對資料庫人員信息、檔案信息的綜合查詢及統計分析功能，條件設置靈活，結果以二維表、柱狀圖、花名冊等形式顯示。
其它輔助功能
包括數據的發送、接收；數據的備份、恢復；用戶管理、日誌管遲握纖理功能以及事務提醒等。
『柒』 完成一個《人事檔案管理信息系統》的資料庫設計以及實現相應的管理功能
人事宴數檔頌念案管野祥困理信息系統
這個開發平台,資料庫都四
怎樣的選擇
希望能解決您的問題。
『捌』 資料庫的組織結構是什麼
看看你要找的這里有沒有？
※資料庫的概念與用途
？資料庫的概念
什麼是資料庫呢?當人們從不同的角度來描述這一概念時就有不同的定義(當然是描述性的)。例如，稱資料庫是一個"記錄保存系統"(該定義強調了資料庫是若干記錄的集合)。又如稱資料庫是"人們為解決特定的任務，以一定的組織方式存儲在一起的相關的數據的集合"(該定義側重於數據的組織)。更有甚者稱資料庫是"一個數據倉庫"。當然，這種說法雖然形象，但並不嚴謹。嚴格地說，資料庫是"按照數據結構來組織、存儲和管理數據的倉庫"。在經濟管理的日常工作中，常常需要把鍵嫌汪某些相關的數據放進這樣"倉庫"，並根據管理的需要進行相應的處理。例如，企業或事業單位的人事部門常常要把本單位職工的基本情況(職工號、姓名、年齡、性別、籍貫、工資、簡歷等)存放在表20.6.3中，這張表就可以看成是一個資料庫。有了這個"數據倉庫"我們就可以根據需要隨時查詢某職工的基本情況，也可以查詢工資在某個范圍內的職工人數等等。這些工作如果都能在計算機上自動進行，那我們的人事管理就可以達到極高的水平。此外，在財務管理、倉庫管理、生產管理中也需要建立眾多的這種"資料庫"，使其可以利用計算機實現財務、倉庫、生產的自動化管理。
J.Martin給資料庫下了一個比較完整的定義：資料庫是存儲在一起的相關數據的集合，這些數據是結構化的，無有害的或不必要的冗餘，並為多種應用服務；數據的存儲獨立於使用它的程序；對資料庫插入新數據，修改和檢索原有數據均能按一種公用的和可控制的方式進行。當某個系統中存在結構上完全分開的若干個資料庫時，則該系統包含一個"資料庫集合"。
? 資料庫的優點
使用資料庫可以帶來許多好處：如減少了數據的冗餘度，從而大大地節省了數據的存儲空間；實現數據資源的充分共享等等。此外，資料庫技術還為用戶提供了非常簡便的使用手段使用戶易於編寫有關資料庫應用程序。特別是近年來推出的微型計算機關系資料庫者握管理系統dBASELL，操作直觀，使用靈活，編程方便，環境適應廣泛(一般的十六位機，如IBM/PC/XT，國產長城0520等均可運行種軟體)，數據處理能力極強。資料庫在我國正得到愈來愈廣泛的應用，必將成為經濟管理的有力工具。
資料庫是通過資料庫管理系統(DBMS-DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM)軟體來實現數據的存儲、管理與使用的dBASELL就是一種資料庫管理系統軟體。
? 資料庫結構與資料庫種類
資料庫通常分為層次式資料庫、網路式資料庫和關系式資料庫三種。而不同的資料庫是按不同的數據結構來聯系和組織的。
1.數據結構模型
(1)數據結構
所謂數據結構是指數據的組織形式或數據之間的聯系。如果用D表示數據，用R表示數據對象之間存在的關系集合，則將DS＝(D，R)稱為數據結構。例如，設有一個電話號碼簿，它記錄了n個人的名字和相應的電話號碼。為了方便地查找某人的電話號碼，將人名和號碼按字典順序排列，並在名字的後面跟隨著對應的電話號碼。這樣，若要查找某人的電話號碼(假定他的名字的第一個字母是Y)，那麼只須查找以Y開頭的那些名字就可以了。該例中，數據的集合D就是人名和電話號碼，它們之間的聯系R就是按字典順序的排列，其相應的數據結構就是DS＝(D，R)，即一個數組。
(2)數據結構種類
數據結構又分為數據的邏輯結構和數據的物理結構。數據的邏輯結構是從邏輯的角度(即數據間的聯系和組織方式)來觀察數據，分析數據，與數據的存儲位置無關。數據的物理結構是指數據在計算機中存放的結構，即數據的邏輯結構在計算機中的實現形式，所以物理結構也被稱稿仔為存儲結構。本節只研究數據的邏輯結構，並將反映和實現數據聯系的方法稱為數據模型。
目前，比較流行的數據模型有三種，即按圖論理論建立的層次結構模型和網狀結構模型以及按關系理論建立的關系結構模型。
2.層次、網狀和關系資料庫系統
(1)層次結構模型
層次結構模型實質上是一種有根結點的定向有序樹(在數學中"樹"被定義為一個無回的連通圖)。例如圖20.6.4是一個高等學校的組織結構圖。這個組織結構圖像一棵樹，校部就是樹根(稱為根結點)，各系、專業、教師、學生等為枝點(稱為結點)，樹根與枝點之間的聯系稱為邊，樹根與邊之比為1:N，即樹根只有一個，樹枝有N個。這種數據結構模型的一般結構見圖20.6.5所示。
圖20.6.4 高等學校的組織結構圖 圖20.6.5 層次結構模型
圖20.6.5中，Ri(i＝1，2，…6)代表記錄(即數據的集合)，其中R1就是根結點(如果Ri看成是一個家族，則R1就是祖先，它是R2、R3、R4的雙親，而R2、R3、R4互為兄弟)，R5、R6也是兄弟，且其雙親為R3。R2、R4、R5、R6又被稱為葉結點(即無子女的結點)。這樣，Ri(i＝1，2，…6)就組成了以R1為樹根的一棵樹，這就是一個層次數據結構模型。
按照層次模型建立的資料庫系統稱為層次模型資料庫系統。IMS(Information Manage-mentSystem)是其典型代表。
(2)網狀結構模型?
在圖20.6.6中，給出了某醫院醫生、病房和病人之間的聯系。即每個醫生負責治療三個病人，每個病房可住一到四個病人。如果將醫生看成是一個數據集合，病人和病房分別是另外兩個數據集合，那麼醫生、病人和病房的比例關系就是M:N:P(即M個醫生，N個病人，P間病房)。這種數據結構就是網狀數據結構，它的一般結構模型如圖20.6.7所示。在圖中，記錄Ri(i＝1，2，8)滿足以下條件：
①可以有一個以上的結點無雙親(如R1、R2、R3)。
②至少有一個結點有多於一個以上的雙親。在"醫生、病人、病房"例中，"醫生集合有若干個結點(M個醫生結點)無"雙親"，而"病房"集合有P個結點(即病房)，並有一個以上的"雙親"(即病人)。
圖20.6.6 醫生、病房和病人之間的關系
圖20.6.7 網狀結構模型
按照網狀數據結構建立的資料庫系統稱為網狀資料庫系統，其典型代表是DBTG(Data Base Task Group)。用數學方法可將網狀數據結構轉化為層次數據結構。
(3)關系結構模型
關系式數據結構把一些復雜的數據結構歸結為簡單的二元關系(即二維表格形式)。例如某單位的職工關系就是一個二元關系(見表20.6.8)。這個四行六列的表格的每一列稱為一個欄位(即屬性)，欄位名相當於標題欄中的標題(屬性名稱)；表的每一行是包含了六個屬性(工號、姓名、年齡、性別、職務、工資)的一個六元組，即一個人的記錄。這個表格清晰地反映出該單位職工的基本情況。
表20.6.8 職工基本情況
通常一個m行、n列的二維表格的結構如表20.6.9所示。
表中每一行表示一個記錄值，每一列表示一個屬性(即欄位或數據項)。該表一共有m個記錄。每個記錄包含n個屬性。
作為一個關系的二維表，必須滿足以下條件：
(1)表中每一列必須是基本數據項(即不可再分解)。
(2)表中每一列必須具有相同的數據類型(例如字元型或數值型)。
(3)表中每一列的名字必須是唯一的。
(4)表中不應有內容完全相同的行。
(5)行的順序與列的順序不影響表格中所表示的信息的含義。
由關系數據結構組成的資料庫系統被稱為關系資料庫系統。
在關系資料庫中，對數據的操作幾乎全部建立在一個或多個關系表格上，通過對這些關系表格的分類、合並、連接或選取等運算來實現數據的管理。dBASEII就是這類資料庫管理系統的典型代表。對於一個實際的應用問題(如人事管理問題)，有時需要多個關系才能實現。用dBASEII建立起來的一個關系稱為一個資料庫(或稱資料庫文件)，而把對應多個關系建立起來的多個資料庫稱為資料庫系統。dBASEII的另一個重要功能是通過建立命令文件來實現對資料庫的使用和管理，對於一個資料庫系統相應的命令序列文件，稱為該資料庫的應用系統。因此，可以概括地說，一個關系稱為一個資料庫，若干個資料庫可以構成一個資料庫系統。資料庫系統可以派生出各種不同類型的輔助文件和建立它的應用系統。
? 資料庫的要求與特性
為了使各種類型的資料庫系統能夠充分發揮它們的優越性，必須對資料庫管理系統的使用提出一些明確的要求。
1.建立資料庫文件的要求
(1)盡量減少數據的重復，使數據具有最小的冗餘度。計算機早期應用中的文件管理系統，由於數據文件是用戶各自建立的，幾個用戶即使有許多相同的數據也得放在各自的文件中，因而造成存儲的數據大量重復，浪費存儲空間。資料庫技術正是為了克服這一缺點而出現的，所以在組織數據的存儲時應避免出現冗餘。
(2)提高數據的利用率，使眾多用戶都能共享數據資源。
(3)注意保持數據的完整性。這對某些需要歷史數據來進行預測、決策的部門(如統計局、銀行等)特別重要。
(4)注意同一數據描述方法的一致性，使數據操作不致發生混亂。如一個人的學歷在人事檔案中是大學畢業，而在科技檔案中卻是大學程度，這樣就容易造成混亂。
(5)對於某些需要保密的數據，必須增設保密措施。
(6)數據的查找率高，根據需要數據應能被及時維護。
2.資料庫文件的特徵
無論使用哪一種資料庫管理系統，由它們所建立的資料庫文件都可以看成是具有相同性質的記錄的集合，因而這些資料庫文件都有相同的特性：
(1)文件的記錄格式相同，長度相等。
(2)不同的行是不同的記錄，因而具有不同的內容。
(3)不同的列表示不同的欄位名，同一列中的數據的性質(屬性)相同。
(4)每一行各列的內容是不能分割的，但行的順序和列的順序不影響文件內容的表達。
3.文件的分類
對文件引用最多的是主文件和事物文件。其他的文件分類還包括表文件、備份文件、檔案的輸出文件等。下面將講述這些文件。
(1)主文件。主文件是某特定應用領域的永久性的數據資源。主文件包含那些被定期存取以提供信息和經常更新以反映最新狀態的記錄。典型的主文件有庫存文件、職工主文件和收帳主文件等。
(2)事務文件。事務文件包含著作為一個信息系統的數據活動(事務)的那些記錄。這些事務被分批以構成事務文件。例如，從每周工資卡上錄制下來的數分批存放在一個事務文件上，然後對照工資清單文件進行處理以便列印出工資支票和工資記錄簿。
(3)表文件。表文件是一些表格。之所以單獨建立表文件而不把表設計在程序中是為了便於修改。例如，一個公用事業公司的稅率表或國內稅務局的稅率就可以存儲在表中文件。
(4)備用文件。備用文件是現有生產性文件的一個復製品。一旦生產性文件受到破壞，利用備用文件就可以重新建立生產性文件。
(5)檔案文件。檔案文件不是提供當前處理使用的，而是保存起來作為歷史參照的。例如，國內稅務局(IRS)可能要求檢查某個人最近15年的歷史。實際上，檔案文件恰恰是在給定時間內工作的一個"快照"。
(6)輸出文件。輸出文件包含將要列印在列印機上的、顯在屏幕上的或者繪制在繪圖儀上的那些信息的數值映象。輸出文件可以是"假離線的"(存儲在輔存設備上)，當輸出設備可
用時才進行實際的輸出。
『玖』 有沒有什麼好的檔案管理軟體呢
軒恩軟體、潤普軟體、泛微、晨科檔案、i人事。以上檔案管理軟體功能齊全，支持自定義模塊編輯，值得推薦。
5、i人事：可列印的內容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。支持數據採集、類目設置、分類排序、數據校檢、目錄生成、數據統計、列印輸出等基本功能。
『拾』 檔案學有哪些資料庫
【編者按】：檔案學就是探索檔案、檔案工作和檔案事業的發展規律，研究檔案信息資源的管理、開發的理論、原則與方法的學科。精品學習網檔案學欄目為您提供檔案學範文參考，以及檔案學寫作指導和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談資料庫在檔案管理中的應用
[摘要]本文分析了資料庫在檔案管理中應用的現狀與不足,討論了利用資料庫技術對檔案進行管理的實現和應用,提出了有建設性的對策和建議,提出了自己的思考。
[關鍵詞]資料庫 檔案管理 應用
信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會發展和變革的重要力量。隨著我國各單位業務的急速發展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術在近十年來的迅猛發展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行開發、管理和提供利用等服務,主要包括檔案資源數字化和網路化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國檔案信息化建設實施綱要》規定了我國近期檔案工作發展目標,《國家信息化發展戰略(2006年—2020年)》的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統的管理模式,使得原本鬆散、龐雜的檔案管理邁入了集中統一、信息自動化的新領域。雖然,利用計算機輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強度、提高管理工作的效率,並能減少管理工作的失誤,但是由於計算機技術,尤其是資料庫的發展是一個逐步開發、完善的過程,同時使用該技術的工作人員也有逐步學習、應用的階段,因此計算機輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。
一、資料庫在檔案管理中應用的現狀與不足
隨著各單位業務的不斷擴大,傳統的手工管理檔案的方法,已經不能適應成倍膨脹的檔案數量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟體進行計算機管理是提高各單位檔案服務水平的必由之路。將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網路,即從檔案的實態轉換到虛擬態,檔案信息與載體分離,在這個意義上說網路傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復製品,而非檔案原件。使用資料庫計算機輔助管理檔案不同於以往對紙質文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業務素質外,還需要對計算機及資料庫應用具備一定的認識。有相當多的檔案管理工作人員知識結構老化,缺乏計算機技術知識,不能准確、規范地錄入基本信息,導致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由於一些檔案管理軟體在建立時僅考慮當時的數據量和用戶需求,資料庫結構中只有比較有限的幾個數據欄位,資料庫容量較小,不能導出通用格式的數據。當數據量成倍增加,資料庫運行的速度就相應減慢,使工作效率被迫降低。
二、資料庫在檔案管理中的應用建議
要全面提升檔案資料庫系統的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設備的可靠性,火災預防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術。但在資料庫的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應關注以下幾點:
1.採用科學的資料庫開發方式
早期使用結構化方法開發的檔案管理軟體,其穩定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統結構的較大變化,並且需要花費很大代價才能實現這種變化。新的檔案管理軟體可採用面向對象的程序設計方法,商定一種或多種數據轉換方式,以便數據能夠在不同軟體之間實現信息共享。考慮到信息網路化的需要,檔案管理軟體可具備通過網頁進行數據查詢、交換的功能。同時還應考慮數據量增加的速度和資料庫技術發展的趨勢,以便今後對資料庫進行升級或更新換代。對於管理條例的各種文件可採用數碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網頁進行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關注的問題。檔案一旦進入計算機網路系統,網路的安全將直接關繫到檔案的保密性。對於計算機網路與電子文件所存在的技術上的弱點只能靠技術上的發展去解決。作為計算機網路的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發展,也有責任採用諸如防火牆、密碼技術、網關、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術發展規律的各種工作規范來保障電子文件的安全。只要工作規范,技術到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強網路監控,及時備份數據。網路中存在的安全性問題是對檔案管理系統安全性最大的威脅。目前有多種網路安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網路的訪問控制可以說是保證網路安全最重要的核心策略,它的主要任務是保證網路資源不被非法使用和訪問,它也是維護網路系統安全、保護網路資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務方式,為使用者提供網狀信息組織結構,使用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽,而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。
3.關注計算機病毒的新變化
當檔案信息系統擴展到區域網甚至互聯網時,計算機病毒成為不可迴避的危害,而且新型病毒具有許多網路時代的新特徵,例如,病毒傳播主要通過網路途徑擴散,病毒與計算機入侵關系密切,Windows操作系統的網路功能是常見的攻擊點,等等,檔案工作者應當時刻注意新的技術變化,制定針對性策略,並從管理制度、技術監督、後備保護、應急措施等多方面綜合防範。
4.加強法制建設
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關法律、規章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復雜的綜合性較強的問題,各個環節必須緊密銜接才能發揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發展戰略,遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計算機信息系統安全管理條例)),這些都將在檔案信息安全保障中發揮重要作用,但隨著新問題的出現還需要更完善的、更專業的法律、法規出台。
參考文獻:
[1]張姝,韓振英.計算機在學籍檔案管理中的應用[J].洛陽工業高等專科學校學報,1998,(4).
[2]劉淑芬.計算機網路技術與學校檔案管理[J].學校檔案,1999,(1):23-25.
[3]徐志敏.計算機技術對檔案工作的影響[J].辦公室業務,2000,(3):32-33.
檔案資料庫建設中存在的問題及解決思路
錢毅
摘要:檔案資料庫是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國檔案資料庫的建設和利用狀況還存在不少問題。作者首先解析了檔案資料庫的概念，指出應當從檔案業務需求的角度去考察資料庫的功能，並分析了檔案實踐的發展導致了檔案資料庫內容變化的幾大因素。在檔案建設過程中存在的問題包括缺乏有效統籌規劃、資料庫定位不準確、標准規范缺失、數據質量不高等。要解決這些問題，作者提出應當加強檔案資料庫規劃管理、完善標准規范、建立健全質量控制體系、培養人才隊伍等措施。
關鍵詞:檔案資料庫 概念 問題 思路
資料庫技術是20世紀60年代末發展起來的一門信息管理技術，是公認的信息資源開發、管理和服務的核心手段。目前資料庫的建設規模、信息量大小和使用頻率已經成為衡量一個國家信息化水平和綜合國力的重要尺度。在我國國家和地方各級的檔案信息化規劃中，檔案資料庫作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問題。應該說，擁有先進的數據組織技術和靈活可靠管理手段的資料庫技術理論上可以從容面對這些挑戰，為檔案信息化搭建一個堅實的平台。事實上幾乎所有的檔案信息管理系統的中心都由檔案資料庫來擔當，無論其形式是檔案輔助管理系統還是所謂的數字檔案館。但檔案資料庫的建設和利用狀況仍然不容樂觀，還存在著數據結構封閉、數據質量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態。筆者擬從對檔案資料庫的概念、檔案資料庫的應用現狀及建設思路幾個方面來分析這些問題。
一、檔案資料庫概念解析
檔案資料庫的建設在我國已經有20餘年的歷史，但其理論發展卻並不充分。筆者通過期刊網（www.cnki.net）進行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含「檔案資料庫」的文章僅有28篇①，內容多局限在實際工作總結的層次上，對檔案資料庫的概念描述和理論挖掘相對較少。
通過文獻調研，筆者發現早在1987年孫淑揚就指出「檔案資料庫屬於文獻資料庫，是檔案自動化的重要內容，它是經過整理組織以機讀形式出現的檔案信息集合。②」洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認為「機讀檔案資料庫，簡稱檔案資料庫，是以一定的組織方式存儲在一起的機讀檔案數據的集合。這些數據包括檔案題名、責任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數包含檔案全文。③」楊公之主編的《檔案信息化建設實務》一書認為「檔案資料庫，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來的檔案數據集合。具體地講，就是為了滿足多個用戶多種應用需要，按照一定的數據模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數據形式。④」
筆者無意為檔案資料庫給出一個確切的定義，因為作為支撐點的「檔案」與「資料庫」在實際應用中本身就是發散性很強的概念，而且還在不斷發展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案資料庫在不同階段的發展中出現了許多稱謂，如機讀目錄資料庫、索引資料庫，照片檔案資料庫、全文資料庫、多媒體檔案資料庫等等。因此研究檔案資料庫，需要綜合把握資料庫和檔案實踐的發展，獲得對檔案資料庫的相對完整的認識。
在研究資料庫時，除了掌握其先進的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，按照需求引導的原則關注資料庫中可以「為我所用」的部分，而不能片面追求資料庫功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數據類型，我們要求資料庫具有完備的數據類型能夠表達音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強檔案數據質量控制，需要重點關注資料庫的完整性管理機制；為了保證檔案數據的安全，需要靈活應用資料庫的視圖功能、許可權管理以及加密機制等。此外，資料庫提供的共享交換、格式轉換、數據倉庫等核心功能可以為檔案資料庫提升管理水平和管理層次都提供技術保障。
同時，我們還要關注檔案實踐活動的變化，關注這些變化可能對檔案資料庫帶來的影響。筆者認為影響檔案資料庫內容的主要因素有如下三個方面。
1．檔案實體管理。在近年的檔案管理活動中出現了許多新情況，比如2000年出台的《歸檔文件整理規則》允許在文書檔案實體管理活動中取消「卷」的概念，這直接影響到檔案資料庫是否還需要「卷」這一級邏輯層次，從而影響相關表的數據結構。信息記錄技術的發展引進了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬碟、軟盤、磁帶、各類光碟、圖紙等共存一室並不鮮見，不同類型的載體需要有不同的數據表來進行管理，檔案信息化規劃中還要求將這些載體的信息通過各種方式數字化後進入計算機系統，這也極大地豐富了檔案資料庫的內容。此外，在檔案信息利用環節，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會促進檔案資料庫的數據類型的拓展。
2．檔案資料庫設計活動。在多數情況下，檔案資料庫系統並不只是純粹檔案數據的集合，還包括檔案管理活動中的其他信息，這些信息可以在資料庫設計過程中被納入管理。比如，在使用數據流圖等工具進行資料庫需求分析的時候，可以將許多業務流程方面的管理信息納入數據字典；資料庫的概念設計階段經常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細分析檔案管理域中各實體及其之間的聯系，並據此建立檔案資料庫模式，通過這種設計方法得到的資料庫通常還包括一些管理實體，比如包括各類人員庫、標准庫、組織機構表、保管期限表、人員許可權表、庫房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當一部分不屬於檔案本體數據所包含的范圍。
3．應用環境。不同的機構具有不同的應用環境，像檔案館與一般業務部門的應用環境就有很大差別，它們對於檔案數據具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應用環境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報紙、圖書等大量的非檔案成分進行集中管理；文檔一體化環境則將文件與檔案數據共存一庫，彼此依存，或者乾脆就是合而為一；電子文件管理應用環境則根據前端控制原則，要求電子檔案資料庫的建設不能採用事後建庫的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應用環境下建立的檔案資料庫的內容範圍存在較大的差異。
通過簡要分析檔案資料庫概念的內涵及其變化，筆者認為對於檔案資料庫的理解不能一刀切，而應該立足檔案資料庫建設單位的實際環境和系統需求，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合，並以此為據來考察目前我國檔案資料庫存在的一些問題。
二、檔案資料庫建設中存在的問題
在檔案信息系統的建設過程中，軟硬體設施可以通過購買、引進而獲得，但一個行業或者部門的信息資源是買不來的，只能依靠自己建設。檔案資料庫作為檔案信息資源採集、處理、存儲和傳輸中心，在檔案信息資源中佔有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規劃設計檔案資料庫的建設，是關系檔案信息化進程是否能夠順利進行的關鍵因素。應該說，我們在這方面取得了很大的進步，資料庫建設數量、分布的范圍、發展的勢頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會淪為「信息孤島」的疑慮。但同時，許多檔案資料庫建設中的問題也浮上檯面，能否解決好這些問題是關系檔案資料庫未來發展的關鍵。
1．檔案資料庫建設缺乏有效的統籌規劃
檔案資料庫建設是檔案信息資源開發的核心工作，但目前我國檔案資料庫建設缺乏有效的統籌規劃。在國家檔案資料庫建設層面上，除了明清、民國、革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設已經啟動外，尚未有國家級檔案資料庫的規劃安排，各地檔案部門在實際建立檔案資料庫時基本上是各自為政，在檔案數據標准體系尚不完善的情況下，這種局面將會導致數據共享困難。雖然我國就檔案資料庫的建設也提出過總體指導意見，比如《全國檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案資料庫的建設問題，提出「加強檔案目錄資料庫建設」、「進一步加強檔案目錄中心建設」、「積極推進檔案全文資料庫和多媒體資料庫建設」等，但這些意見缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數字化檔案的信息納入檔案資料庫中進行管理，也需要在宏觀層面上進行有效的統籌規劃。
2．把握好資料庫定位
也就是要回答好「建設什麼樣的檔案資料庫」的問題，回答這個問題需要充分了解檔案資料庫的內涵，明確建庫的需求和目的，確定資料庫定位，有的放矢。資料庫定位將直接影響到資料庫的建設成本、規模、效能等，是進行檔案資料庫以及信息系統建設的一個基本出發點。比如，是建立存儲檔案著錄信息為主的目錄資料庫，還是建立存儲檔案全文的全文資料庫；是根據館藏的特點建立具有特色的資料庫，還是基於館藏圖片、音像等資料建立綜合
性多媒體資料庫；是建立檔案信息管理系統、文檔一體化系統還是電子文檔管理系統；是獨立建庫還是若干機構建立聯合目錄中心，或者是為未來的數字檔案館做數據准備。這些問題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案資料庫建設，在定位方面做的工作還不充分，許多資料庫千篇一律，缺乏特色；或者資料庫結構相似卻不能聯合，各自為戰，造成資源分散，工作量重復。
3．資料庫設計盲目性大，存在不科學的成分
資料庫設計是一項非常嚴謹、科學性很強的一項工程，從可行性分析開始，逐次進行數據分析，繪制資料庫的數據字典，然後運用各種工具進行概念模型設計、外模式設計和物理設計，最後才能裝載資料庫。其中的各個步驟都必須認真對待，偏廢不得，前一階段的設計是下一階段工作的基礎，不適合跨越設計階段開展工作。
但在實際的檔案資料庫設計過程中，還存在著許多不科學的問題。特別在資料庫可行性分析和數據分析階段存在的隨意現象比較突出。許多設計者對繁瑣的數據分析不太重視，往往一上來就開始設計庫表結構，這種脫離詳細分析的設計方法雖然表面上速度較快，但其質量經不起推敲。對任何一個資料庫系統而言，庫表結構是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
4．資料庫邏輯結構缺乏規范
在進行資料庫邏輯結構設計時，相關標准規范缺失是造成檔案資料庫的設計工作流於隨意的主要原因，而檔案資料庫邏輯結構不規范的情況會引起資料庫之間轉換困難、難以共享等問題。目前正在許多單位開展的數字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫管理，目前尚未有相關規范出台。電子文件管理元數據規范的滯後使得電子文件歸檔數據難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進行人工著錄登記，長此以往，前端控制原則難以在應用系統中得到應用。而在欄位結構層面上，不規范的情況則更為突出。像在檔案資料庫中通常作為主鍵的「檔號」欄位的表示方法就五花八門，根據浙江省綜合檔案館信息資料庫建設調查報告的調查結果，在這浙江省通用的6種檔案軟體中，有的用4個欄位來表示檔號；有的定義成數字形式；有的定義為字元型，甚至同一個檔案館在不同時期錄入的數據，表示形式也不統一。這將對日後資料庫遷移、目錄中心數據合並等工作帶來極大的困難。
5．數據質量
檔案資料庫的建設必須保證良好的數據質量，「問水哪得清如許，為有源頭活水來」這句古詩啟示我們，准確的資料庫信息、良好的數據管理是營造檔案資料庫「一池清水」的先決條件。作為重要的社會信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數據質量，在追求資料庫數量增長的同時，還要加強「污染防治」工作，防止臟數據的產生。而根據浙江資料庫現狀調查報告，隨機檢查結果表明檔案資料庫質量較好的數據誤差也在12%左右，總平均差錯率達29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時資料庫的質量檢查制度不完善也是重要原因。
三、檔案資料庫發展中存在問題的解決思路
1．加強資料庫建設規劃管理
資料庫建設是一項投入非常巨大、周期很長、事關信息化成敗的基礎工程，應當由檔案事業管理部門提供宏觀的指導方針，統籌規劃，合理布局，提供本地區或本行業資料庫建設的藍圖，並會同有關部門對資料庫規劃的可行性進行論證，提出檔案數據建設的具體意見。地方檔案部門則根據宏觀規劃的要求進行詳細設計，以實現全局共享為基礎，突出特色數據。基於這樣的總體思路，可以建立大范圍內協調一致的數據結構，資料庫框架設計、數據內容都能得到很高的共享度，將會改善目前檔案資料庫建設自行一套、質量參差不齊的總體狀況。
2．加強標准規范的建設
檔案信息資源描述標准體系是建設檔案資料庫的重要保障，相關標准規范的確立和逐步完善有助於各級各類檔案資料庫需要保持必要的協調，共同為社會提供高效、優質的檔案信息服務。檔案標准規范的制定要本著「確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便於共享」的原則進行。在實施過程中，應當積極採用國際標准和國外先進標准；一般性的信息處理標准優先採用國家標准，如《文獻保密等級代碼》、《全國行政區劃代碼》等標准應當直接採用國家標准，不必另行一套；對檔案領域內特有的資源制定行業標准，如《壽險業務檔案管理標准》。此外為了保證國家文獻系統標准之間的一致性，檔案工作標准應盡量與圖書、情報的國際、國內標准相一致。
3．建立標準的元資料庫
目前資料庫的邏輯結構設計比較混亂，雖然從各資料庫個體角度觀察，並沒有太大的差錯，但結構的不一致、不兼容會對資料庫的共享和相互轉換帶來很大的困難，甚至難以進行。筆者認為，這個問題的最終解決，依賴於以著錄標准化為依託的元資料庫的建設。
目前檔案資料庫的主要記錄對象是檔案文件的二次文獻信息，即文件的著錄信息。許多檔案資料庫結構的確定其實就是將著錄卡上的項目轉換為數據表上的欄位信息。從原理上講，這個過程應該很容易，但由於我國的《檔案著錄規則》，雖然規范了著錄項目，但並沒有規定相應的量化指標，離資料庫系統所要求的結構化數據的要求還有相當距離。由於著錄標准並不是確定數據結構的強制標准，各檔案資料庫在建設時都可以根據自己的理解靈活應用，著錄項目可以自行增刪，欄位類型、欄位長度可以自由選擇，這樣的資料庫進行互聯互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標准為基礎，建立一定范圍內的元數據標准，此處的元數據就是關於資料庫中各數據欄位的信息，並以此為基礎構成元數據字典。該字典提供數據項目的結構化信息，包括數據欄位的名稱、數據類型、長度、默認格式等規范，並說明欄位之間的聯系。需要指出的是，這樣一個具有內在聯系的有機的元數據字典，實質上是為檔案資料庫提供通信格式，並不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎上提供轉換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數據字典的建設還應當包括全文和電子文件的元數據項目，為電子文件管理系統的設計提供相應的元數據，實現電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔介面規范問題。
4．建立健全資料庫質量控制體系
針對檔案資料庫數據質量的問題，筆者認為應當將檔案資料庫視作檔案部門的信息產品，並依照生產產品的管理方式，通過質量控制體系進行監管。該體系以可操作的方式提供對檔案資料庫的全面質量管理，包括資料庫設計、建設、管理活動中主要環節的控制，並制定資料庫質量考核指標體系。該體系要求將資料庫設計過程作為單獨的項目進行管理，通過項目文檔能夠審查資料庫設計過程是否科學、合理；能夠對資料庫建設過程中的人、財、物進行審計；對數據收集、錄入、備份等各環節提供質檢措施，保證數據准確、完整；通過質量指標體系對資料庫容量、響應時間、查全率、查准率、錯誤率等進行核查。依照質量控制體系進行管理，能夠優化資料庫管理活動，加強資料庫建設人員的責任感。
5．加強檔案資料庫隊伍建設
隨著檔案事業的不斷推進，對檔案信息管理人員的要求越來越高。檔案資料庫作為檔案信息化建設的中樞工程，其規劃、設計、實施、管理、維護、標准建設等都需要相關人員具有較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業務流程、未來發展，還要掌握資料庫管理的基本技能，對於檔案資料庫管理員，還需要具備一定的規劃能力和標准化知識，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機構通力合作，培養通曉檔案資料庫建設的全面人才，全面推進檔案信息資源的開發進程。
注釋：
①查詢時間：2005年9月16日，檢索形式為「篇名」，檢索模式為「精確檢索」，資料庫來源為「電子技術及信息科學輯目錄」，特此說明。
②孫淑揚編著：《檔案管理與計算機》，第176頁，檔案出版社1987年3月。
③洪漪編著《檔案信息組織與檢索》，第146頁，武漢大學出版社，1998年1月。
④楊公之主編：《檔案信息化建設實務》，中國檔案出版社，2003年，第103頁。
（原文載於《檔案學通訊》2006年第4期）