A. 日常辦公中的待辦的紙質文件管理
首先說紙質文件管理：
好處：有據可查，特別是合同，檔案等等這些，通常都會在有電子文件管理的情況下，同樣有紙質文檔管理。 作為憑證，紙質文件更具備法律性。
壞處：1、佔地方，文件多了，要專門的存儲室 2、不易保存，時間長了，容易損壞。3、管理困難，查找不方便 4、耗費人力資源，要專門人員管理。
在說電子文件管理：
好處：1、統一管理，就是一台伺服器就可以搞定 2、容易查詢 3、許可權控制，一勞永逸。 4、借閱方便
壞處：某些法律性文件，電子版保持不保險，通常結合紙質文檔管理。
總的來說，企業在做文件管理的時候，最好就是兩種相結合，電子文件管理為主，紙質文檔為輔，畢竟電子文件管理只是方便管理，不能完全代替紙質文件的功能。
B. 影響紙質檔案耐久性的因素有哪些
影響紙質檔案耐久性的因素
1、污漬的危害
紙質檔案在保管和利用的過程中，尤其是在查閱和整理的環節，由於不利環境條件或人為因素的影響，以及檔案人員或使用者的粗心大意會導致檔案受損，有時會沾上泥斑、油斑、臘斑、霉斑、鐵銹斑等，這些污漬一旦沾上，很難完好去除，這不僅影響了紙張的美觀，甚至影響字跡的清晰度，嚴重的可能會腐爛，導致重要的檔案信息丟失。
2、受環境影響大
紙質檔案具有脆弱性，其在移交的過程中，若保管的條件無法保證，很容易受到外部環境的影響。例如，在運送途中，紙質文件會因為高溫、高濕、灰塵、有害氣體等發生損耗。
然而，當前政府和一些企事業單位對檔案建設的關注程度不夠，缺乏金融投資，紙質檔案保管條件惡劣，相關設備設施配備不齊全，部分檔案管理人員缺乏檔案保護專業知識和技能，使得紙質檔案的保管依舊存在嚴重隱患。
3、紙質檔案在使用過程中存在的隱患
紙質檔案在庫外運行或外借時，受人為因素的影響很大，加之檔案的特殊性，一旦丟失很難找到。同時，在檔案利用中，部分用戶素質低下，長期占據著檔案，不及時歸還，很可能會造成檔案丟失，直接導致紙質檔案收集不齊全、不規范。
此外，一些部門缺乏檔案觀念，為了利用方便，將應歸檔檔案拖延轉移，導致檔案丟失或檔案內容泄露。紙質檔案不能完整歸檔，直接影響了檔案信息資源的建設、開發和利用等工作。
4、檔案管理人員缺乏專業的檔案保護技能
近年來，檔案管理人員隨著社會的需要不斷壯大，但檔案修復人才卻依舊很匱乏，檔案修復工作失去了人才支撐，出現了斷層的現象，滿足不了對檔案管理人員的現實需求，新培養的檔案修復人才因缺乏長期的實踐和系統的培訓，一時還很難發揮作用。
5、書寫材料影響紙質文件的存儲壽命
紙質檔案字跡材料指書寫或印刷在紙張上的墨或墨汁、油墨、圓珠筆、復寫紙、印台油和技術圖紙、藝術繪畫製品上的線條材料等。這些書寫材料受自身性質和外在環境等因素的影響，會出現褪色、擴散、模糊等現象，直接影響檔案的保存和利用。
C. 電子文件的保存與紙質檔案的保存主要有哪些方面的區別
紙質檔案和電子檔案的區別
1.管理方法的區別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。而物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。1.3編目與審核。編目紙質檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，所有，等於在歸檔時，就可以自動化實現「編目」。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對環境條件影響的區別。粉塵影響的區別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些黴菌物質、紙張一旦發生破損其粘結起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；黴菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是黴菌開始來源，黴菌會分泌出有機酸和酶性物質，這些物質會使光碟和相關載體受到損壞，從而丟失相關的數據，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁碟受損、光碟被污染，以至於信息被丟失。溫濕度影響的整體區別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發生膨脹或者緊縮，進而對數據的讀寫和定位帶來不利的影響。2.3信息保護技術的差異。如何使檔案的載體——紙張的質量更高是紙質檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關的，保障紙質文件，且通過紙張實際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內的內容被竊取或變更。2.4技術壽命的差異。電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質量好壞與環境的保護息息有關的。由於電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟體設備才可查閱。所以，對於電子檔案中數字化信息的質量好壞而言，技術的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
D. 戶籍檔案保存年限
「民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明。」「我爸爸前兩年過世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那裡的，我不確定。」「你看，這些60年代的戶口登記簿內頁都發黃、發脆了，還能撐多久真不好說。」這些紙質戶籍檔案帶來的困擾，要如何破解？
紙質檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數字化轉型和加強軟實力建設的今天，紙質戶籍檔案數字化無疑勢在必行。今年以來，徐匯公安分局在市局人口辦、智慧公安辦的大力指導下，深入調查研究、倒排時間節點、逐項攻克難題，全速推進紙質戶籍檔案數字化加工，於6月底保質保量完成了全區13家派出所25萬卷、2000餘萬頁戶籍檔案數字化加工任務，並研發基於公安網的信息交互、網上調檔實戰應用系統，在實現派出所「綜合窗口」全域入駐街鎮社區事務受理中心的基礎上，打通徐匯公安政務服務與群眾的「最後一公里」，使戶籍檔案資源更好地服務於公安實戰和社會公眾，為上海建立符合現代化檔案管理要求的檔案體系開展積極探索。查閱、保護歷史戶籍檔案，數字化應用優勢明顯
由於轄區內解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出於房產、徵信、政審等各種用途前來辦理業務，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。「傳統紙質檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和准確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區很多老房子，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了。」公安綜合窗口民警嚴曉韞說。一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對於年代久遠，被查詢人已經過世，後代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。
而電子檔案是通過前期掃描紙質檔案，產生高清像素圖片，存入存儲設備。用戶查詢時輸入需求，後台演算法通過對存儲電子檔案進行識別，得出針對性的查詢結果。電子檔案的應用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。不僅如此，紙質檔案因保存年代久遠後，不可避免會出現發黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴苛。電子檔案並不會隨著時間流逝而發生物理變化，保存更加完整持久，反復查閱不會受損。紙質檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。貼近實戰研發數據檢索系統，放大內部「放管服」效能
徐匯公安分局全流程把控數據錄入質量，嚴守安全底線，優先選擇有涉密資質的加工單位並簽訂保密協議，通過「雙機著錄、一機校驗」全面確保數據錄入准確性。而無紙化只是數字化的第一步，能夠隨時調取這2000餘萬頁信息的平台才是決定工作成敗和服務成效的關鍵。徐匯公安分局專門研發了B/S網路版數據檢索系統，提供檔案檢索、圖像調閱、庫藏統計、數據導出、用戶管理等功能服務，實現對原始戶籍檔案的電子調檔查詢。
電子檔案查詢軟體共設置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、移入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等7個檔案類別，在查詢類別不詳的情況下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設置了檔號、姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期、年代7項查詢條件，可通過其中一項條件查詢或多項條件組合查詢。針對1984年以後的戶籍檔案都是個人頁的問題，電子檔案查詢系統中還添加了顯示前後各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進行辨認，並增加了列印功能，大大方便了工作人員和民警隨時查檔調閱。
通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心，檔案室與窗口分離、民警調檔不便的困擾，放大了內部「放管服」效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。
提升群眾服務體驗感受，助力城市數字化轉型目前，徐匯公安分局應群眾申請開具戶籍證明查檔日均350餘次，核查戶籍相關材料查檔日均200餘次，查詢用時從原先10至20分鍾縮短至5分鍾以內，大大提升了工作效率。五年前，一位年邁的阿姨來湖南路派出所開其祖父母的戶籍證明，她小時候只聽她父母提起過祖父母的姓名，並不知道其它信息。當時，戶籍窗口民警嚴曉韞翻了大半天檔案，結果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴在工作日誌上記上了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案後，民警又聯繫到了阿姨。結果，根據阿姨提供的姓名，民警用了5分鍾不到就查到了她祖父母的戶籍檔案。「謝謝，謝謝，太好了，一樁心事總算落地了。」困擾多年的問題終於解決了，阿姨開心地連連道謝。
李女士來到湖南路街道社區事務受理服務中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統查詢，幾乎是立刻查詢到了相關信息，並為李女士列印出了相關證明。「以前我記得在老派出所的時候，我要開老房子戶籍證明，民警同志要進去翻半天；現在搬到這里，感覺所有東西都升級了，怎麼會那麼快？方便，真方便！」李女士感嘆道。除了到場辦理外，「一網通辦」的紅利也延伸到了手機端。市民任先生在手機隨申辦內提交了一個開具戶籍證明的申請，要求證明「60年代武康路某弄某號內，自己報出生日期以及與父母的親屬關系」。工作人員在工位電腦上收到申請後，通過姓名和地址，迅速查出60年代的戶口登記表，摘抄相關信息填報上傳系統。這樣，任先生在手機端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、列印。
E. 紙質文件保存的最高年限是多少怎樣保存
紙質文件保存的最高年限是10年以上。
國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房(含膠片室、磁帶室)的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃。
相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。
避免酸性環境的生成
酸性環境的形成主要有兩條途徑：一是造紙過程中殘留的酸；二是當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。
防治光化學反應發生
最好將檔案庫房建在環廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。
(5)徐匯紙質文件存儲擴展閱讀
古代保存紙質文件的方法
為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會採用石灰和石棉等含鹼性較強的天然材料，因為在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。
現代檔案存放的基本物質條件包括：檔案庫房、庫房設備、檔案裝具、包裝材料等。
控制庫房溫度
溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發生，紙質老化速度就會加快。
當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14-24℃之間。
F. 如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
G. 紙質文檔管理會遇到哪些問題
紙質文件在管理的時候容易破損，查找時需要根據文件名、文件類型、歸檔時間等信息在文件櫃中一份份地查閱。紙質資料在查詢時步驟繁多，費時費力，大大降低了工作效率。
推薦用雲脈紙質文檔管理系統，通過該系統，能夠快速准確地將紙質文檔資料轉換為電子文檔。用戶通過手機拍攝/掃描儀掃描，將紙質文檔轉化為電子圖像，再導入OCR工具中，識別提取轉存為可編輯的電子文檔，系統自動存儲圖像與識別結果。
H. 有沒有提供紙質文件掃描存儲的公司，青島周邊的最好
用高拍儀掃描就可以了，基本都是秒掃，掃好後直接保存到電腦上，非常方便。我們圖書館用的是哲林的高拍儀，500萬像素的掃描效果很清晰，速度也很快，可以自定義命名，也不怕以後文件不好查閱，價格比掃描儀便宜。你也可以看下
I. 我現在負責檔案室的工作，裡面的檔案都是紙質的，我想把檔案資料都存儲在電腦中，方便日後查找，該怎麼做
這個問題，本人也設想過的：
1、你相機得具有連拍功能；
2、把相機安裝固定在能拍正常文件的上方即可；
3、關鍵要記錄下檔案材料和拍照的數目即可。
4、最後整理分類並刻備備份~~~
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J. 紙質檔案怎樣長久保存
紙質檔案怎樣長久保存
目前學術界關於檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出紙質檔案怎樣長久保存。希望大家喜歡！
紙質檔案怎樣長久保存
一、知識背景
重視紙質文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認真對待的重要問題。由於歷史的原因，當前主要的檔案資料都是採用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的文件，大多採用紙質文件存檔，這樣就為保存紙質文獻檔案提出了較高的要求。
二、古代方法
為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會採用石灰和石棉等含鹼性較強的天然材料，因為在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。
三、現代存放
國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房（含膠片室、磁帶室）的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。
四、避免酸性環境的生成
酸性環境的形成主要有兩條途徑：
1、造紙過程中殘留的酸；
2、當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。
五、防治光化學反應發生
最好將檔案庫房建在環廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。
六、控制庫房溫度
溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發生，紙質老化速度就會加快。當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14—24℃之間。
七、控制庫房濕度
空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質對紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當相對濕度超過85%時，紙張物理強度損失30%以上，彈性完全失去，曬干後也不能恢復原來的狀態。另外，相對濕度若低於25%以下，紙張又會因乾燥失去水分而發硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩定，最好控制在45%—60%。
八、除塵殺菌
灰塵是細菌、黴菌的攜帶者，本身也會對紙張產生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫前就要進行除塵、殺菌。入庫後要嚴格控制溫濕度，因為高溫高濕是細菌、黴菌繁殖的必要條件。
拓展閱讀：聲像檔案的保存與利用
聲像檔案是以照片、影片、錄音帶、光碟及硬碟等不同載體來對聲音和圖像進行保存，並能夠再現，同時也可以輔以文字的具有保存價值的歷史記錄。其種類較為豐富，在保存和利用過程中需要採取必要的措施確保其功能性，實現其實現更好的查詢和檢索能力。
一、確保錄制質量和格式的規范性
對於聲像檔案的質量的保證，則需要從源頭上進行干擾，這才能起到根本性的效果。所以作為檔案部門，則需要有取主動干擾的措施，通過對音視頻文件攝錄標准、攝錄器材和存儲介質的選擇、攝錄人員的指導和培訓等源頭上來對音視頻文件的錄制質量和錄制格式的規范化和標准化進行有效的控制，為聲像檔案的歸檔案保存和利用奠定良好的基礎。
二、強化對歸檔聲像文件的接收、校驗和保存
（一）堅持歸檔聲像文件入庫格式的規范化、入庫內容的選擇性
（1）對擬歸檔聲像文件的內容進行嚴格挑選
作為聲像檔案其一定要具有長期、持久保存的意義，所以對需要擬歸檔的聲像文件的內容要進行評估，對其是否具有持久價值和檔案價值進行鑒定，並在此基礎上實現對擬歸檔文件進行挑選。
（2）把好對擬歸檔聲像文件格式的`校驗關
對於需要長期和永久保存的聲像檔案，理論上需要按照未壓縮或是無損壓縮的格式來進行保存，但在實際聲像檔案形成過程中，存儲格式和存儲載體在滿足國家相關參數要求下，則需要在保證視聽質量的同時，確保做到存儲空間的最小化。
（3）把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關
對擬歸檔的聲像則需要根據同類內容的紙質檔案管理規定對其密級和保存期限進行確定，但不管是需要長期還是永久保存的聲像檔案，其存儲的介質即使在符合條件的要求下進行存儲，但由於其自身物理和化學性質穩定性較差，所以想要長期安全存放具有一定的難度，對聲像檔案所記載的信息進行到更新或是遷移具有必要性。
（二）根據存儲介質和讀取方式的特殊性，對聲像檔案採取相應的安全措施
（1）做好提前備份工作
對於聲像檔案為了確保其安全性，則需要提前做好備份。利用耐久材質的備份介質，使用標準的軟體和文件格式對數據進行存儲，減少存儲和利用過程中導致聲像檔案出現損壞的情況發生。對於備份的聲像檔案要減少數據遷移的頻率，從而避免由於數據丟失而導致的損失發生。對於備份檔案的保存以遠距離異地存儲為宜，這樣不僅可以有效的避免由於污跡、霉變和介質層間開裂等原因所導致的聲像檔案無法讀取的情況發生，同時在一些自然災害和人為損壞發生時，避免聲像檔案的安全受到威脅。
（2）對歸檔的聲像檔案要定期檢查
單位和保管部門每年均應對聲像文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。由於聲像檔案一般都是離線保存在唱片、磁帶、光碟等存儲介質上，設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設備及播放軟體，同時注意做好聲像檔案的載體轉換工作。
（3）對存儲介質要適時更新
通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉換為數字信號等方式，都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。
（4）對存儲信息要適時遷移
近年來，開盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數字錄音方式取代，磁帶錄音機的市場份額急劇下降，無論是生產廠家還是維修單位都迅速減少，適時採取數字錄音方式按照最新的技術標准轉錄備份，並實現規模化集中儲存和備份，可以為將來的進一步轉換升級創造更加便利的條件。
三、確保讀取方式的最優選擇與最佳效果
（一）提高讀取方式的安全性
提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲內容被改動，歸檔後的聲像文件應當被設置成禁止寫操作的狀態。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。確保錄音錄像檔案存儲介質的安全，主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應使用拷貝件。
（二）提高內容檢索的便捷性
盡管目前並不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總數的不斷增加，從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統，將與特定錄音錄像檔案相對應的，對於克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點，提高對關鍵信息的查找能力是非常有價值的。
四、結束語
近年來，隨著科學技術的快速發展，語音識別和人像識別技術開始在聲像檔案信息檢索中開始應用，這不僅有利於提高聲像檔案信息查詢的准確性和便捷性，而且也是對聲像檔案內容快速檢索能力得以實現的重要突破，必將推動聲像檔案得到健康的發展。
談實物檔案如何整理
[摘要]各單位在工作中都會形成一些具有保存價值的實物，如獎狀等榮譽性實物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優產品實物等。要使這些實物發揮更大作用，就必須對其進行科學整理。
[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利於排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便於系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可採取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特徵進行分類。採用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便於按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合並而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、製作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先後次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循「載體原則」，即同一載體的實物應當排列在一起。「載體原則」有利於目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、櫃，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先後順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先後順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，並以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，並為後續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以「件」為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱並考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特徵，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入櫃、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案櫃、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可捲成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對於獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒裡用防酸紙板隔成的「井」字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，註明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；製作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
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