A. 為了避免檔案受到自然災害的影響，重要電子檔案怎樣做異地備份呢
為了避免檔案受到自然災害的影響，重要電子檔案要求採取異地備份方式進行存儲，針對這一需求，北京市漢龍實業推出了離線電子檔案智能光碟硬碟備份管理系統，完美地解決了電子檔案離線移交、存儲與光碟規范長期保存問題。
B. 館藏地質資料檔案數字化成果備份實踐
蔣洪明 田 爽 王 純
（江蘇省地質資料館）
摘 要 館藏電子地質資料是江蘇地質資料館館藏紙質地質資料掃描數字化工作的重要成果，也是解決館藏地質資料檔案長期保存、集約保存所依託的重要載體形式。因此，如何確保地質資料數字化成果數據真實可靠、完整安全並實現長期可讀，具有十分重要的現實意義。本文重點闡述了館藏地質資料數字化成果數據備份流程，以及數字化成果備份工作的實踐體會。
關鍵詞 地質資料 數據備份 載體
隨著信息技術的快速發展，長期以紙質為主要載體的館藏地質資料，已經遠遠不能滿足社會發展的需求。紙質地質資料經數字化掃描後所形成的地質資料成果數據，將是今後為社會提供利用的主要載體形式，也是社會信息化發展的必然趨勢。館藏地質資料數字化成果數據的安全備份，不僅將推進地質資料信息化的發展，保障地質資料數據的信息安全，而且使地質資料為全社會提供更廣泛、更方便、更快捷的服務，奠定了強有力的數據保障基礎。
1 地質資料數字化成果數據概述
地質資料是地質工作成果的主要表現形式，是地質工作服務社會的主要載體，也是地質檔案信息資源的重要組成部分。為了解決館藏地質資料檔案長期保存、集約保存問題，我省於 1998 年初開展了館藏地質資料檔案數字化實踐探索工作。通過近十年的持續努力，江蘇地質資料館完成了全部館藏地質資料檔案數字化工作。大部分數字化成果數據已導入館藏地質資料檔案電子閱覽室系統，為地質資料檔案利用者提供查閱利用，部分公益性、基礎性非涉密地質資料成果數據已發布在館網站上，為社會公眾查閱利用。
館藏地質資料檔案掃描數字化成果是館藏檔案資源的重要組成部分，安全保管好這些電子數據是踐行「對歷史負責，為現在服務，替未來著想」的舉措之一，有著極其重要的現實意義和深遠的歷史意義。
2 館藏地質資料成果數據備份載體
隨著信息化時代發展的突飛猛進，地質資料成果電子數據的備份是一項長期持續發展的重要任務工作。地質資料成果電子數據是館藏無形資產，數據備份已深入人心。光碟具有存儲適量，壽命長、價格低、查找方便等特點，因此，它是電子數據備份長期安全保存的有效載體。
2.1 建立備份管理體制
根據地質資料館藏的工作實際情況，制定適合的《光碟備份工作規范》是一項重要工作。因為合理的工作規范、制度可以對整個項目施行全程的管理與監控，它是保證館藏電子資料數據備份工作規范化、確保電子數據長期保存的有效途徑。通過明確的管理制度，規范執行方法和技術手段，實現長期保存的長遠規劃。
2.2 光碟選擇特點
光碟記錄方式有多種，分為只讀光碟、一次寫入光碟、可重寫（多次寫）光碟。備份的數據可以劃分為兩類：一類是可恢復性數據，一類是憑證性數據。用於記錄恢復性數據可採用重寫光碟，而我們在地質資料成果數據備份中，選用憑證性數據的記錄方式，一次性寫入光碟。
在數據備份中，選用光碟的記錄格式也很重要。通常有 CD、DVD。格式的選用，是與數據信息總量有直接關系的。CD 光碟容量為 700MB，DVD 光碟的容量為 4.7GB。可以根據本館實際數據量，選擇合適的光碟記錄格式。
2.3 數據備份製作要求
在進行館藏地質資料數字化成果備份過程中，光碟製作的實質就是將數據遷移，將原數字化掃描形成的數據完整、准確、有效地遷移到光碟上。在光碟刻錄倍速的選擇上，對 CD/DVD 刻錄最佳倍速選擇應該是該光碟最高倍速的 0.6 倍左右。CD—R 的最高倍速選擇，刻錄應在採用 24 ～ 30 倍速，DV—R 的最高倍速應採用 8 ～ 12 倍速。倍速太低會影響工作效率，倍速太高影響刻錄的質量。
2.4 數據保存載體管理的必要性
在製作完成數據備份後，光碟的規范保存是數據安全性保證的重要環節。因此，必須將光碟置於－ 5℃，5% ～ 95%RH（標准：4℃～ 20℃，20% ～ 50%RH）環境下保存。禁止將光碟裸露在陽光或長時間在強光下照射，避免光碟接觸灰塵，非使用狀態應置於光碟盒中，禁止交光碟長期平入或疊壓。在刻制完成時，應盒裝豎立碼放，並保存在專用設備中。
3 江蘇館地質資料數字化成果備份工作實踐
為做好館藏地質資料成果數據的安全保存與備份工作，我館制定了嚴格規范的管理制度與工作方法。
3.1 建立館藏地質資料成果數據備份管理制度
參照國家相關規范、規定，我們研究制定了適合於本館的《電子地質資料檔案數據備份工作規定》、《光碟備份工作規范》。從工作計劃、質量監督、資料安全管理等方面作出明確要求，為規范、有序、高效、高質量地開展電子地質資料成果數據安全備份工作，提供了強有力的制度保障。
3.2 館藏地質資料成果數據備份內容
鑒於因快速推進數字化進展等客觀原因，初期完成的數字化成果數據，未能嚴格按照檔案號由小到大順序進行光碟組盤。為了便於今後成果電子數據的檢索與管理，現將已完成的數字化地質資料檔案數據，按照地質資料檔案檔號由小到大的順序，以 1 ～ 100 檔為一組，建立工作文件夾，轉移數據至專用伺服器內，從而為後期開展數據備份工作提供數據源。同時，在每一組文件夾中建立相應文本文件加以備注說明，以便於數據轉存備份過程中，可查詢參照利用。
3.2.1 數據核查及情況登記
每一檔資料進行光碟瀏覽檢查，是地質資料成果數據備份的重要內容。在對地質資料檔案電子文檔檢查過程中，必須嚴格按照《地質資料檔案電子文檔光碟原盤轉存情況登記情況表》、《地質資料檔案電子文檔光碟重組盤轉存情況登記情況表》的相關要求，做好詳細的工作記錄，完整填寫每一檔地質資料檔案的檔號、容量、電子文件個數。在計算機瀏覽檢查過程中，如發現電子文件有損壞現象的，必須從庫房中借出原始紙質地質資料，進行嚴格核實對照，並按照成果地質資料製作的相關要求，用紙質資料重新掃描、整飾，從而使發生損壞的地質資料成果數據補充完整。
3.2.2 光碟數據備份
將完成光碟瀏覽檢查的合格電子文件數據，採用 4×（5.540kB/s）的速度進行刻錄備份。每刻錄完成一份光碟內容的備份，工作人員必須認真細致地對形成的光碟數據信息進行再次檢查及核對，保證數據不丟失、不遺漏、不重復。在地質資料成果數據光碟中，電子文件個數，電子文件的容量及電子瀏覽復核檢查情況，都必須做好相應的記錄。在光碟的外盒上，要求貼上光碟目錄標簽，光碟目錄標簽內容包括光碟號、地質資料檔號、資料名稱、電子文件個數、盤容量大小、刻盤日期等基本信息。
3.3 館藏完成工作情況
我館按照工作部署要求，通過精心組織數字化項目組工作人員，歷時約 7 個月，完成了館藏地質資料檔案數字化成果轉存備份任務。累計完成電子數據備份 5699 檔，形成 7637213 個電子文件，數據容量達 569.88GB，製作完成 DVD 光碟三套（計 141×3=432 張）。一套為館中留存，一套提供社會利用，一套實行異地保存。從而實現了館藏地質資料檔案數字化成果提供利用、原地保存和異地保存三同步目標，也奠定了館藏地質資料檔案長期保存、集約保存的堅實基礎。
C. 企業檔案工作存在的問題及對策
企業檔案工作存在的問題及對策
一、檔案管理在現代企業發展中發揮著越來越重要的作用
檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。檔案管理工作做好了，一方面可以為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供准確依據;另一方面有利於社會各方面了解和准確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行合作奠定堅實的基礎。企業要在競爭中立於不敗之地，除做好人才的培養引進、注重發揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發揮優勢，提升企業的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業管理水平，服務企業發展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業整體發展現狀和經營成果，才能更好地為企業發展服務。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了企業資源配置的取向和模式，決定著企業的發展和未來，對於實現企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業的市場競爭力具有重要意義。
二、目前企業檔案管理中存在的問題
一是重視程度不夠。
一些企業的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認為檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業道德，辦事細心的態度，樂於奉獻的精神和系統扎實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，還沒有形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，企業的檔案意識進一步弱化。
二是管理手段落後。
目前，一般檔案管理都採用一台微機、一套軟體的管理辦法，檔案管理手段落後，檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術落後的主要原因有以下幾點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由於檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有發揮應有的作用;三是管理不規范，有的雖有微機和檔案管理軟體，但檔案並沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不規范
企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范。有的企業發展較快，檔案管理人員調整頻繁，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利於查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業單位，檔案室作為一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，各項工作開展起來也較為困難，現在有些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現象。
四是缺乏長期性、連續性的發展規則。
企業檔案工作在各級領導和有關部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過後，就出現後勁不足，沒有建立長效機制。再由於部分幹部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，甚至有的認為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
三、以規范化為抓手提升企業檔案管理水平
檔案工作規范化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。要不斷創新理念，完善制度，在抓好硬體建設的同時，做實做好基礎性工作，不斷提高檔案管理規范化水平。
(一)公文制發是推進檔案工作規范化的基礎性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的'怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日後檔案的質量，決定了檔案工作規范化，因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化管理打下牢固的基礎。首先公文用紙質量要好，紙張尺寸規格要統一、規范、標准，符合國家的有關規定。排版形式盡量統一，便於立卷裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批許可權，公文標題是否准確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批註等，都不應使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利用。四是格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利於日後標准化、現代化檢索手段的實施應用。
(二)實施「以我為主」的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化的關鍵環節。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化的最大問題。檔案工作規范化的根本目的就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而「以我為主」的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。「以我為主」的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們在工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要准確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在「以我為主」原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度，提高檔案利用的效率。三是在堅持「以我為主」歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類並具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔後所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化管理奠定堅實基礎。
(三)提高案卷質量是推進檔案工作規范化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質量則可能決定和影響著檔案工作的規范化、標准化。因此，在推進檔案工作規范化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標准化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規范化管理。
(四)創新檔案管理模式是檔案工作規范化的發展趨勢。隨著數字化、網路化的發展，檔案本身也不斷發生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。傳統的管理模式已難以適應社會發展的需求，存在著檔案管理模式落後、管理科學化水平低下、檔案管理現代化意識不強，硬體設備和技術落後、基礎工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現求「多」不求「精」等現象。為此新時期檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，要在管理手段，管理方式上區別於傳統檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現檔案管理現代化。
D. 如何有效保存原始工程圖紙檔案
收藏推薦 鑒於工程圖紙紙質的特殊性,其存儲的難度較大。目前,對工程圖紙的保護基本上沿襲了傳統的保護方法,對圖紙存儲的空間、溫度、濕度、光線等都有較嚴格的控制和要求,從而導致存儲成本居高不下,浪費了大量的人力物力,如何有效地保護工程圖紙?成為各個檔案保護工作者始終追尋解決的一毖J佳題。 隨著計算機的普及和光碟刻錄技術的推廣,使文圖復制工作變得簡捷方便,長期困惑著檔案工作者的檔案保護難題似乎已迎刃而解,但是隨著使用光碟的推進卻出現了如下問題:由於光碟可隨意更改和刻錄而無法鑒別出原件,也無法保存原始字跡和圖紙的原有面貌等原因,光碟存儲僅僅使工程圖紙的存放方式多了一種備份,而決不能替代工程圖紙原圖的憑證作用。 通過加大對庫房、設備的投資,檔案的存儲環境會有所改善,雖能提高檔案的存放質量和保存期限,但是對原始資料檔案本身並沒有採取有效保護措施。因此,仍有一定的局限」性。 工程圖紙分為底圖和藍圖兩部分。底圖是以亞硫酸鹽木漿為原料,施以酸性填料的透明紙,在短時期內即發黃變脆,一觸即碎。而藍圖在短時期內易嚴重褪色,甚至面目全非。
E. 數據資料的存檔備份的存儲介質的選擇
現在的話，移動硬碟保存數據資料的存檔備份更好些。因為從安全和實用方面看移動硬碟：
具有防磁、防震、防潮等特點，大大加強了數據的安全性。其多達100萬次的擦寫次數，大大延長了硬碟的使用壽命，而且它穩定的性能，可以使數據保存至少10年以上，採用USB匯流排供電的方式，無需外接電源，並帶有電子防寫功能，可以防止數據的誤操作，使數據保存更具安全性。以USB介面為傳輸通道，可熱插拔，傳輸速度快，使用方便。支持Win98/SE/ME、Win2000、Windows XP 和 Mac OS等多數操作系統，在Windows ME、Windows 2000、Windows XP和Mac OS8.6以上版本中更是無需驅動程序，即插即用，也無需重新啟動計算機，為使用者帶來了便利。
F. 檔案館採用哪些措施可以保證數字檔案信息的安全存儲
檔案館採用哪些措施可以保證數字檔案信息的安全
在數字檔案使信息利用共享更加便利性的同時，也帶來了更多嚴峻的挑戰，其中最為重要的就是安全相關問題。
一、數字檔案的安全隱患
數字檔案跟紙質檔案有比較大的差別，比如生成環境、表現形式、存儲載體、運動形態、閱讀和處理手段等等。另外，數字檔案擁有很多紙質檔案沒有的特質，比如對系統的依賴、信息的可更變、信息存儲的高密度、信息與特定載體之間的可分離性和非人工識讀性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
這些特點導致數字檔案的管理和利用存在一定的安全隱患。
1.數字檔案信息相對獨立帶來的隱患。紙質檔案均是信息和載體構成的統一體。數字檔案信息按照需求可以隨時改變存儲空間和硬碟存址，也可以更換載體，並且在更換過程中信息內容不會發生任何改變，而不需要固定的存儲位置。數字檔案的這種特徵，代表數字檔案信息是具有獨立性的，可以與某一載體暫時整合，並可以隨時傳遞給其他載體。
傳統文件內容信息的丟失、修改或者泄露經常能在載體上找到有關痕跡，而數字檔案的信息安全性卻不能僅僅在載體上判斷。數字檔案的安全隱患主要存在通過載體對信息的危害和對信息本身的危害兩個方面。
直接針對信息本身的危害往往是無形的，例如：由於強磁場導致磁碟原始磁記錄狀態發生變化，雖然載體沒有損壞，但是信息卻已經被銷毀了，以及操作中有意或者無意的錯誤操作也會導致數據丟失。
因此，傳統檔案管理中對載體所採取的各種嚴格保管的方法，不能確保數字檔案信息的安全性。
2.數字檔案依賴系統帶來的隱患。數字檔案的產生、存檔和使用都是通過網路系統來實現的，離不開各種軟體和硬體平台的支持。
數字檔案的安全會受到例如數字編碼因素、硬體因素、軟體因素、設備更新和加密等因素的影響，數字檔案在依賴系統時有一些潛在威脅和隱患。
數字檔案的安全性與網路系統的安全性密切相關，存儲和傳輸的檔案信息非常容易被盜取、修改和破壞。這些安全隱患包括黑客攻擊隱患、病毒入侵隱患、信息泄露隱患等方面。
3.數字檔案信息不穩定帶來的隱患。計算機系統中的文檔大多是動態文檔，並且文檔中的數據不斷被覆蓋以反映當前的情況。如果沒有及時存儲或備份數據，則一旦更新數據，將很難恢復原始文檔。
二、 網路環境下數字檔案利用安全保障措施
在網路環境下，數字檔案信息安全性的根本保證在於管理和技術的緊密結合。
2.管理措施
更新思想觀念。第一是樹立數字化理念，檔案文件的數字化是網路時代的整體發展趨勢。第二是精確控制理念，必須有效監督數字檔案的復制和流通環節，做到精確控制。第三是更新知識理念，必須自覺學習信息安全和保密技術知識，了解泄露機密的原理和預防措施。
成立安全組織機構。有條件的部門或單位應該有一個安全防護領導小組或兼職安全員來保護數字檔案的安全。安全員對單位人員進行安全教育和防護管理，並定期向有關管理部門報告安全管理情況。安排專崗專職人員負責網路安全的保護管理，並定期向相關管理部門報告安全工作狀況。
制定安全保密策略。安全和保密策略是結合實際情況採取的方法和措施，旨在實現數字檔案使用中的安全和保密目標。比如說根據數字檔案的重要程度來判斷其在網路利用中的安全等級，然後根據等級確立安全管理范圍。
建立健全安全保護管理制度。建立登記制度，從歸檔、審查、保存等各個環節完善數字檔案的登記記錄;建立流程監管制度，確保有效監視、存儲、刪除和備份數字檔案的系統;建立操作人員角色管理制度，管理人員許可權要明確地加以安全方面的限制;建立機房管理制度，對於存儲更高安全級別數字文件的計算機房，實施分區控制以限制人員訪問。
2.技術措施
加密技術。建議在傳輸數字檔案的過程中使用「雙密鑰匙」進行檔案加密。[8]在這種前提下，所有用戶都可以使用公共密鑰提交文檔，但是只有擁有密鑰的收件人才能獲取這個加密的文件。這樣不但能應對各種惡意軟體，還能完美地防止沒有授權的用戶竊聽和入網，對數字檔案的傳輸起到非常好的保護作用。
身份驗證。身份驗證最普遍的方法就是為每個系統合法的人員配對一個密碼，密碼由字母、數字或符號組成，以此來驗證訪問人員的身份。對於相關服務，如果驗證失敗，則拒絕用戶訪問系統。
防火牆。防火牆的作用類似於道路上的安全檢查站，可以控制網路上信息的雙向傳輸，截斷非法訪問，防止加密信息被泄露。
防火牆的安全保護功能僅限於網路邊界，該技術監視通過網路通信時序控制系統傳遞給它的所有數據流，通過預先建立網路安全規則使被保護網路中的信息和結構不受侵犯。
病毒防治。病毒防治包括預防和殺毒兩個方面。防毒殺毒是一項非常系統且復雜的工程，想要建立完善的防治體系，就必須從技術上和管理上綜合採取措施。
G. 如何會計檔案備份
所謂會計檔案備份 ，肯定通過計算機和離線載體而實現。會計檔案的備份有兩個層次：1、計算機帳務處理在年度決算或月結後進行數據導出並轉刻錄到離線載體比如光碟，但為了保證恢復能夠成功，對於《會計基礎工作規范》上描述的「視同會計檔案」管理的帳務處理軟體安裝程序、支撐軟體恢復的許可權和密碼、系列號等背景信息和元數據要同等刻錄一保證軟體正常安裝、數據恢復、密碼支持的許可權夠數據查看。2、紙質的會計憑證、帳簿、報告按照次年歸檔的要求在「文檔一體化」軟體（檔案軟體）中依據以上「實體」進行著錄後有具體的編號和保管位置及對應的「計算機目錄」，著時的備份實際上是單位檔案人員的備份。
所有的備份都是「電子檔案」，財務部門可以保管一分，檔案部門必須保管一分並按照相關的要求進行保管和抽檢。
H. 紙質檔案怎樣長久保存
紙質檔案怎樣長久保存
目前學術界關於檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出紙質檔案怎樣長久保存。希望大家喜歡！
紙質檔案怎樣長久保存
一、知識背景
重視紙質文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認真對待的重要問題。由於歷史的原因，當前主要的檔案資料都是採用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的文件，大多採用紙質文件存檔，這樣就為保存紙質文獻檔案提出了較高的要求。
二、古代方法
為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會採用石灰和石棉等含鹼性較強的天然材料，因為在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。
三、現代存放
國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房（含膠片室、磁帶室）的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。
四、避免酸性環境的生成
酸性環境的形成主要有兩條途徑：
1、造紙過程中殘留的酸；
2、當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。
五、防治光化學反應發生
最好將檔案庫房建在環廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。
六、控制庫房溫度
溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發生，紙質老化速度就會加快。當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14—24℃之間。
七、控制庫房濕度
空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質對紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當相對濕度超過85%時，紙張物理強度損失30%以上，彈性完全失去，曬干後也不能恢復原來的狀態。另外，相對濕度若低於25%以下，紙張又會因乾燥失去水分而發硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩定，最好控制在45%—60%。
八、除塵殺菌
灰塵是細菌、黴菌的攜帶者，本身也會對紙張產生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫前就要進行除塵、殺菌。入庫後要嚴格控制溫濕度，因為高溫高濕是細菌、黴菌繁殖的必要條件。
拓展閱讀：聲像檔案的保存與利用
聲像檔案是以照片、影片、錄音帶、光碟及硬碟等不同載體來對聲音和圖像進行保存，並能夠再現，同時也可以輔以文字的具有保存價值的歷史記錄。其種類較為豐富，在保存和利用過程中需要採取必要的措施確保其功能性，實現其實現更好的查詢和檢索能力。
一、確保錄制質量和格式的規范性
對於聲像檔案的質量的保證，則需要從源頭上進行干擾，這才能起到根本性的效果。所以作為檔案部門，則需要有取主動干擾的措施，通過對音視頻文件攝錄標准、攝錄器材和存儲介質的選擇、攝錄人員的指導和培訓等源頭上來對音視頻文件的錄制質量和錄制格式的規范化和標准化進行有效的控制，為聲像檔案的歸檔案保存和利用奠定良好的基礎。
二、強化對歸檔聲像文件的接收、校驗和保存
（一）堅持歸檔聲像文件入庫格式的規范化、入庫內容的選擇性
（1）對擬歸檔聲像文件的內容進行嚴格挑選
作為聲像檔案其一定要具有長期、持久保存的意義，所以對需要擬歸檔的聲像文件的內容要進行評估，對其是否具有持久價值和檔案價值進行鑒定，並在此基礎上實現對擬歸檔文件進行挑選。
（2）把好對擬歸檔聲像文件格式的`校驗關
對於需要長期和永久保存的聲像檔案，理論上需要按照未壓縮或是無損壓縮的格式來進行保存，但在實際聲像檔案形成過程中，存儲格式和存儲載體在滿足國家相關參數要求下，則需要在保證視聽質量的同時，確保做到存儲空間的最小化。
（3）把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關
對擬歸檔的聲像則需要根據同類內容的紙質檔案管理規定對其密級和保存期限進行確定，但不管是需要長期還是永久保存的聲像檔案，其存儲的介質即使在符合條件的要求下進行存儲，但由於其自身物理和化學性質穩定性較差，所以想要長期安全存放具有一定的難度，對聲像檔案所記載的信息進行到更新或是遷移具有必要性。
（二）根據存儲介質和讀取方式的特殊性，對聲像檔案採取相應的安全措施
（1）做好提前備份工作
對於聲像檔案為了確保其安全性，則需要提前做好備份。利用耐久材質的備份介質，使用標準的軟體和文件格式對數據進行存儲，減少存儲和利用過程中導致聲像檔案出現損壞的情況發生。對於備份的聲像檔案要減少數據遷移的頻率，從而避免由於數據丟失而導致的損失發生。對於備份檔案的保存以遠距離異地存儲為宜，這樣不僅可以有效的避免由於污跡、霉變和介質層間開裂等原因所導致的聲像檔案無法讀取的情況發生，同時在一些自然災害和人為損壞發生時，避免聲像檔案的安全受到威脅。
（2）對歸檔的聲像檔案要定期檢查
單位和保管部門每年均應對聲像文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。由於聲像檔案一般都是離線保存在唱片、磁帶、光碟等存儲介質上，設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設備及播放軟體，同時注意做好聲像檔案的載體轉換工作。
（3）對存儲介質要適時更新
通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉換為數字信號等方式，都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。
（4）對存儲信息要適時遷移
近年來，開盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數字錄音方式取代，磁帶錄音機的市場份額急劇下降，無論是生產廠家還是維修單位都迅速減少，適時採取數字錄音方式按照最新的技術標准轉錄備份，並實現規模化集中儲存和備份，可以為將來的進一步轉換升級創造更加便利的條件。
三、確保讀取方式的最優選擇與最佳效果
（一）提高讀取方式的安全性
提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲內容被改動，歸檔後的聲像文件應當被設置成禁止寫操作的狀態。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。確保錄音錄像檔案存儲介質的安全，主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應使用拷貝件。
（二）提高內容檢索的便捷性
盡管目前並不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總數的不斷增加，從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統，將與特定錄音錄像檔案相對應的，對於克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點，提高對關鍵信息的查找能力是非常有價值的。
四、結束語
近年來，隨著科學技術的快速發展，語音識別和人像識別技術開始在聲像檔案信息檢索中開始應用，這不僅有利於提高聲像檔案信息查詢的准確性和便捷性，而且也是對聲像檔案內容快速檢索能力得以實現的重要突破，必將推動聲像檔案得到健康的發展。
談實物檔案如何整理
[摘要]各單位在工作中都會形成一些具有保存價值的實物，如獎狀等榮譽性實物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優產品實物等。要使這些實物發揮更大作用，就必須對其進行科學整理。
[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利於排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便於系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可採取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特徵進行分類。採用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便於按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合並而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、製作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先後次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循「載體原則」，即同一載體的實物應當排列在一起。「載體原則」有利於目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、櫃，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先後順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先後順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，並以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，並為後續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以「件」為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱並考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特徵，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入櫃、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案櫃、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可捲成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對於獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒裡用防酸紙板隔成的「井」字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，註明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；製作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
;I. 檔案行業海量數據如何智能備份和管理
漢龍實業針對我國目前的電子檔案存儲現狀開發了檔案行業離線光碟硬碟智能備份管理解決方案，該方案完美解決了電子檔案的數據處理、檔案級光碟刻錄、數據遷移有效性驗證等問題，並實現了歸檔光碟規范保存、光碟管理與光碟借閱利用等功能。
J. 怎樣把每天著錄完的檔案目錄備份
4．數據備份
數據備份是對已錄入保存的計算機數據進行復制。計算機一旦發生某種意外而導致數據丟失，可以利用備份數據進行恢復，減少損失。
4．1方法
不同的軟體有不同的備份方法，著錄或修改數據時，應保證每天備份一次，並作好登記。
4．2要求
備份數據至少必須保存兩份，要求首先在計算機硬碟保存一份，再用軟盤復制一份，有條件的可在光碟再復制一份。