㈠ 戶籍檔案保存年限
「民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明。」「我爸爸前兩年過世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那裡的，我不確定。」「你看，這些60年代的戶口登記簿內頁都發黃、發脆了，還能撐多久真不好說。」這些紙質戶籍檔案帶來的困擾，要如何破解？
紙質檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數字化轉型和加強軟實力建設的今天，紙質戶籍檔案數字化無疑勢在必行。今年以來，徐匯公安分局在市局人口辦、智慧公安辦的大力指導下，深入調查研究、倒排時間節點、逐項攻克難題，全速推進紙質戶籍檔案數字化加工，於6月底保質保量完成了全區13家派出所25萬卷、2000餘萬頁戶籍檔案數字化加工任務，並研發基於公安網的信息交互、網上調檔實戰應用系統，在實現派出所「綜合窗口」全域入駐街鎮社區事務受理中心的基礎上，打通徐匯公安政務服務與群眾的「最後一公里」，使戶籍檔案資源更好地服務於公安實戰和社會公眾，為上海建立符合現代化檔案管理要求的檔案體系開展積極探索。查閱、保護歷史戶籍檔案，數字化應用優勢明顯
由於轄區內解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出於房產、徵信、政審等各種用途前來辦理業務，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。「傳統紙質檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和准確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區很多老房子，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了。」公安綜合窗口民警嚴曉韞說。一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對於年代久遠，被查詢人已經過世，後代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。
而電子檔案是通過前期掃描紙質檔案，產生高清像素圖片，存入存儲設備。用戶查詢時輸入需求，後台演算法通過對存儲電子檔案進行識別，得出針對性的查詢結果。電子檔案的應用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。不僅如此，紙質檔案因保存年代久遠後，不可避免會出現發黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴苛。電子檔案並不會隨著時間流逝而發生物理變化，保存更加完整持久，反復查閱不會受損。紙質檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。貼近實戰研發數據檢索系統，放大內部「放管服」效能
徐匯公安分局全流程把控數據錄入質量，嚴守安全底線，優先選擇有涉密資質的加工單位並簽訂保密協議，通過「雙機著錄、一機校驗」全面確保數據錄入准確性。而無紙化只是數字化的第一步，能夠隨時調取這2000餘萬頁信息的平台才是決定工作成敗和服務成效的關鍵。徐匯公安分局專門研發了B/S網路版數據檢索系統，提供檔案檢索、圖像調閱、庫藏統計、數據導出、用戶管理等功能服務，實現對原始戶籍檔案的電子調檔查詢。
電子檔案查詢軟體共設置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、移入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等7個檔案類別，在查詢類別不詳的情況下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設置了檔號、姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期、年代7項查詢條件，可通過其中一項條件查詢或多項條件組合查詢。針對1984年以後的戶籍檔案都是個人頁的問題，電子檔案查詢系統中還添加了顯示前後各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進行辨認，並增加了列印功能，大大方便了工作人員和民警隨時查檔調閱。
通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心，檔案室與窗口分離、民警調檔不便的困擾，放大了內部「放管服」效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。
提升群眾服務體驗感受，助力城市數字化轉型目前，徐匯公安分局應群眾申請開具戶籍證明查檔日均350餘次，核查戶籍相關材料查檔日均200餘次，查詢用時從原先10至20分鍾縮短至5分鍾以內，大大提升了工作效率。五年前，一位年邁的阿姨來湖南路派出所開其祖父母的戶籍證明，她小時候只聽她父母提起過祖父母的姓名，並不知道其它信息。當時，戶籍窗口民警嚴曉韞翻了大半天檔案，結果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴在工作日誌上記上了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案後，民警又聯繫到了阿姨。結果，根據阿姨提供的姓名，民警用了5分鍾不到就查到了她祖父母的戶籍檔案。「謝謝，謝謝，太好了，一樁心事總算落地了。」困擾多年的問題終於解決了，阿姨開心地連連道謝。
李女士來到湖南路街道社區事務受理服務中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統查詢，幾乎是立刻查詢到了相關信息，並為李女士列印出了相關證明。「以前我記得在老派出所的時候，我要開老房子戶籍證明，民警同志要進去翻半天；現在搬到這里，感覺所有東西都升級了，怎麼會那麼快？方便，真方便！」李女士感嘆道。除了到場辦理外，「一網通辦」的紅利也延伸到了手機端。市民任先生在手機隨申辦內提交了一個開具戶籍證明的申請，要求證明「60年代武康路某弄某號內，自己報出生日期以及與父母的親屬關系」。工作人員在工位電腦上收到申請後，通過姓名和地址，迅速查出60年代的戶口登記表，摘抄相關信息填報上傳系統。這樣，任先生在手機端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、列印。