❶ 我想請問下，一般的檔案管理系統一般都包括哪些功能啊
會博通綜合檔案管理信息系統解決方案：
完善檔案管理信息系統，實現檔案的收集、管理、利用、編研的信息化、網路化管理，並實現以下目標：
一個平台：
採用會博通檔案管理系統平台，集中管理多全宗的檔案數據，全面實現檔案從收集、管理、利用、編研、鑒定等全生命周期的信息化管理。
兩個統一：
採用會博通檔案管理系統平台，建成統一用戶管理機制和統一檔案管理門戶框架，為日後的信息化建設與拓展提供基礎平台以及互聯介面。
三個實現：
① 實現檔案多全宗管理
全面還原歷史面貌，集中統一管理多個檔案全宗，並為日後集成實體檔案與數字化檔案的統一管理打下堅實基礎。
② 實現檔案的規范化管理
在分布式檔案管理工作流程基礎上，開放檔案管理系統到各個部門應用，採用電子化的檔案錄入方法，拒絕再使用純人工的工作流程，擁抱信息化帶來的便利。
③ 實現檔案的標准化借還管理
全面實現檔案的純線上、純線下以及線上線下結合的借還申請、登記、統計的管理
❷ 地質檔案資料歸檔的前端控制
李素清
（中國石化中原油田檔案管理處）
摘 要 在實際工作中，地質檔案資料在歸檔（電子文件）中發現存在著一些新問題。本文對如何做好地質檔案資料歸檔的前端控制進行了探索，提出了切實可行的辦法。
關鍵詞 地質檔案資料 歸檔 前端控制
近幾年，中原油田隨著科研與生產的發展，所形成的地質檔案資料也較以往日益增多。在實際工作中，我們發現，各單位需要歸檔的地質檔案資料無論是電子的還是紙質，都存在一些新的問題：編制標准不統一；電子與紙質不對應；資料印刷不規范；工作人員不夠認真等。針對這些新問題，我們檔案室在對地質檔案資料歸檔控制的過程中，積極探索，大膽實踐，通過與勘探開發研究院、各採油廠及各行業公司等單位的密切配合，實行了「兩控制一提高一考核」的地質檔案資料歸檔前端控制體制。即：源頭控制、接收控制，檔案意識的提高，把歸檔工作納入目標考核體系。
1 地質檔案資料歸檔前端實行「兩控制」
1.1 源頭控制
歸檔時發現勘探開發研究院各科室歸檔用的印製標准不統一：既有舊的（如 2002 年），也有新的（如2008 年）；既有國土資源部的（如儲量報告），也有中原油田分公司的（如生產項目）等。針對這一情況，我們的具體措施有：
一是統一標准，把中石化集團公司企業標准 2008 年 4 月 1 日起實施的《石油天然氣勘探與開發地質成果報告編制要求》、《油氣成果地質資料計算機著錄細則》、《石油天然氣勘探與開發地質資料立卷歸檔規則》等項具體標准，發布在勘探開發研究院的網站首頁的醒目位置上，便於大家看到並按要求及時歸檔。
二是積極與勘探開發研究院科研管理部門領導協商，加強其對地質檔案核心檔案歸檔的重視，並對各科室制定相應的歸檔考核獎懲制度。努力提高油田核心檔案整理編目的標准化、規范化水平，確保油田核心檔案資源在載體和門類上的齊全完整。
1.2 接收控制
1.2.1 紙質印製把關
歸檔時發現個別的地質檔案資料印製不規范，如有的報告封面用的是銅版紙，有的插圖插表版式不對等，這給我們蓋章、編號等工作造成極大不便，所以要對紙介質嚴格認真地把關。具體做到如下要求：①封面用 150g 以上皮紋紙印製。②文字報告、附件採用 70g 以上的 A4 幅面紙印製，雙面正規膠版印刷或激光列印機列印。③彩色文字、圖件必須彩色印刷，制印清晰，著墨牢固。④用線裝訂。⑤裝訂順序為：封面、扉頁、目次頁和主體部分。⑥多張軟質圖件盡量採用同種規格幅面，折疊成 270mm×190mm 大小的手風琴狀，圖面折在里，圖右下角責任表（圖簽）露在外；不易折疊的硬質圖件，應加圖袋（筒）包裝。
1.2.2 電子格式把關
歸檔時發現有的電子文件與紙質的不是一一對應的關系，如紙質的有附圖，可電子的沒有或者缺少一張等現象。所以要對其進行嚴格的把關。
一是載體把關：
（1）驗收內容。包括電子文檔的格式、組織方式、信息的完整性、載體的安全性、可讀性及載體信息與紙質資料內容的一致性。
（2）驗收方法。①載體的驗收。電子文檔的載體不能有擦痕、矯變、斑點、霉變、損傷等痕跡，載體表面清潔。電子文檔載體能在通用的讀取設備上被正確讀取，不攜帶病毒且能進行正常的復制。電子文檔載體的外標簽應正確無誤。②電子文檔登記表的驗收。電子文檔登記表的填寫應規范、正確。③電子文檔的完整性驗收。對照電子文檔登記表、相應紙介質資料和「Readme」等文件，仔細查驗交來的電子文檔的完整性。④查驗。瀏覽每一個電子文檔內容是否清晰、齊全；電子文檔格式及組織方式是否正確；存檔電子文件、源電子文件和附加電子文件是否齊全。
二是製作把關。編輯格式統一按中石化企業歸檔標准等有關規定執行，封皮按照字型大小一般不小於 3號字，行距不得低於單倍行距。頁面的尺寸以A4為宜。帶有頁碼，頁碼位於頁面的低端，「居中」或「外側」。審批文件的排列順序符合要求，專家簽名、公章等信息無遺漏。所有插圖、插表、圖版應直接插入文字的相應位置，無遺漏，邊界完整，所有圖片、表格、圖版等的顯示方向應向上，插圖名稱置於圖的正下方，插表名稱置於表的正上方。
2 地質檔案資料歸檔強化 「一提高」
「一提高」—「檔案意識」的提高。歸檔時發現資料移交人員的「檔案意識」不夠，如字跡模糊，他們就覺得能猜出是什麼字就行了；更有甚者，兩盒光碟一盤刻錄一盤竟是空的等。為了提高資料移交人員的檔案意識，具體應做到三個方面：①驗收此項工作的檔案管理人員要有強烈的檔案意識，必須要嚴格認真，要有對歷史負責、為利用者考慮的長遠目標來要求。②地質檔案資料移交人員要有檔案意識，按檔案的要求或標准執行，要讓他們有從資料到檔案的思想轉變。③給每位科研人員宣傳檔案意識，結合實際進行宣傳，並及時舉辦地質檔案資料編制整理培訓班，提高有關人員特別是科研人員的檔案意識和編制整理水平，大力提升檔案的規范化管理水平和服務能力。
3 地質檔案資料歸檔納入「一考核」
「一考核」—將地質檔案資料歸檔工作納入目標考核。由於地質檔案資料直接關繫到油田的科研生產，對其進行有效的監督約束管理，意義重大。具體措施有：把各科室歸檔工作納入所轄二級單位的各項目標考核范圍，特別與績效考核掛鉤，對那些自己為了使用方便不願將有價值的資料交出來歸檔的單位和個人，並造成人為的油田核心檔案收集不齊全、不完整的，進行實質性的懲罰。對做得好的，要及時進行表揚和獎勵。其次，納入局有關單位的各項目標考核當中。做到既重業務活動，又重法制建設；既重檔案實體管理，又重行政監督指導。
❸ 前端控制、全程管理、文檔一體化三個理念的共同體質
推行文檔一體化管理就是要實現文書工 作和檔案工作的無縫銜接，達到對文書檔 案工作的前端控制，使文檔實現管理一體 化、利用一體化、規范一體化，最終實現文書工作與檔案工作信息共享的目的。
❹ 項目檔案驗收
一.建設項目檔案概念： v是指從建設項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、生產准備到竣工投產（使用）全過程形成的經過鑒定、整理並歸檔的項目文件。 v項目文件是指在建設項目全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。內容包括：立項審批文件、設計基礎材料、設計材料、工程管理文件、施工文件、監理文件、合同文件、生產技術准備、設備文件、財務文件、竣工圖、竣工驗收文件等。 二.基建檔案工作基本要求： 一、熟知基建項目檔案工作的有關法規、標准和規范。 二、建立健全基建檔案工作的規章制度 三、採取措施，加強前端和過程式控制制 四、嚴把驗收關，認真做好檔案的預驗收工作，這是保證檔案質量的重要步驟。 三.建立「四納入」制度，是指將檔案工作納入項目法人制、招投標制、工程監理制和合同管理制。 1、納入項目法人制，各級領導崗位責任制（達標考核內容之一） 2、納入合同管理制，充分發揮合同的法律作用（檔案專項驗收考核內容之一） 3、納入工程監理制，充分發揮監理的控制手段作用 4、納入項目管理程序，實施同步管理 v主要措施體現在檔案工作的「三同步」、「三參加」。 四.檔案工作法規： 1、《檔案法》及《檔案法實施辦法》 2、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號） 3、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》（檔發字[1997]15號） 4、《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發字[1997]20號） 5、 《重大建設項目檔案驗收辦法》 （國檔發[2006]2號） 五.檔案工作標准（主要） 1、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 DA/T 28-2002 2、《科學技術檔案案卷構成一般要求》 GB/T 11822-2000 v電力檔案工作標准： 1、《電力工程達標投產考核標准（2006版）》（工程檔案篇） 2、《電力工業企業檔案分類規則及分類表》 3、《電力工程竣工圖文件編制規定》 DL/T5229—2005 v建設部檔案工作標准： 1、《建設工程文件歸檔整理規范》 GB/T 50328-2001 六.建設單位： 建設單位是項目建設的法人主體，對各參建單位負有組織、協調、檢查和指導的職責。並應將檔案工作納入項目計劃和崗位責任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。主要職責： 1、落實領導責任制，組建有監理單位、設計單位、施工單位、調試單位等參建單位參加的檔案管理領導小組；建立健全基建檔案管理制度；統一業務標准和規范；構建檔案管理網路體系，對建設項目的文件形成、檔案編制、驗收與移交的全過程進行監督、協調、指導和檢查。 2、按《國家重點建設項目檔案登記辦法》規定，做好登記工作。將建設項目各階段檔案工作進展和變化情況，以及項目檔案驗收情況，報送國家或地方檔案管理機構。 3、對建設項目的前期文件、施工管理性文件、竣工驗收文件和生產准備及試生產等階段形成的文件負責收集、整理和歸檔。 4、對各參建單位移交的竣工檔案進行檢查、驗收，並匯總統一編目，編制檔案檢索工具。 5、按《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，組織申報建設項目檔案驗收工作。
❺ 如何做好檔案管理工作
您好，我是專門從事檔案管理工作的，但沒管過公司檔案，不知有沒有用。
1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產生部門自己立卷整理，然後統一交到檔案部門集中統一管理。這樣的好處是專業的部門整理自己的文件資料比較系統、條理，也比較熟悉文件產生的來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個人整理是不現實的，因為你不可能對每個崗位都了如指掌。
2.檔案分類一般可根據文件資料類型，如文書、科技、實物等類別來分，也可根據產生機構來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實物等大類別下再按部門分類，每個部門產生的文件是一個整體，交到你這里來。
3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個生產部門單獨編號了，可以統一編檔號。檔案可以按照年度——保管期限——序號來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號可以整個公司編一個大流水，也可每個部門重新編號。
4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統一填寫。這個很多資料上都有，你也可以自製。目錄與每卷或件檔案的標題、日期、責任者等要一一對應，不然不好檢索。
整理好、編完目錄，就可以提供利用了。這些是大體步驟，其實檔案工作很簡單，按照我說的大概摸索一段時間，你就會掌握的。還可以去你們那所在的政府機關檔案館，去看看實體如何進行也可。
❻ 前端控制的原則
前端控制是現代文件管理理念之一，即在文件形成之時就介入其質量控制。按文件生命周期劃分階段，地質資料的「形成」之時是前端，「鑒定、整理、編目、入庫、借閱」等具體操作為中端，「銷毀」是末端。在紙質載體檔案管理中，傳統上稱歸檔前的為科技文件材料，歸檔後稱地質資料。科技文件材料的產生是在工程作業現場或地質研究場所，特別是在勘探開發工程作業現場，首先接觸到地質科技文件材料的是負責生產管理的工程技術人員。現場記錄的文字與數據就產生於現場技術人員之手，在沒有移交資料管理人員之前，就是他們管理著地質科技文件材料，也就是他們處在地質資料管理的前端。電子文件和數據採集也出自他們的工作過程。前端控制是全程管理的重要前提。地質資料管理的前端控制概念是20世紀後期提出來的。有人懷疑前端控制，認為這超出地質資料管理工作范圍，有越位之嫌。但作者認為前端控制有以下的必要性：
(一)是保證資料真實可靠、完整規范、可識別的前提
各類地質報告在形成初期，文字材料有初稿、二稿和終稿之分，電子文件也具有易流失、易刪改特性，很容易出現差錯，在源頭出現差錯若不能及時發現和改正，這件地質資料質量就沒有保證，運用於指導勘探工程，不但造成工程時間上的不可彌補，探礦工程的經費損失也是非常大的。若錯了的勘探數據信息，沒有被發現，用來誤導接下來的處理、解釋和研究，其損失更大。花費大量人力、物力、財力的勘探開發工程，取得的地質資料不完整，或者電子文件讀不出來，或數據信息是錯的，後果是嚴重的。地質科技文件材料與數據產生後，即需標明責任者，電子文件就該及時賦予標識，防止修改，防止刪除，並附有背景說明。
(二)可優化管理，提高管理效率
傳統的地質資料管理，其前端是對歸檔的地質科技文件材料進行整理、編號、標識、入庫。歸檔前的地質科技文件材料管理沒有進入全程管理的視野，也無章法可循，一般由地質科技人員或工程技術人員保管，對質量也無規范性要求。實施前端控制後，使整個地質資料管理成了一個體系，標准、規范一貫到底，不但與工程施工、實驗分析、數據處理、地質研究環環緊密相扣，還能促成地質資料管理業務流程一體化，減少乃至消除地質資料歸檔前、歸檔後的管理管理環節疏漏或重復，達到功能合理，效率更高的效果。
現在的工程設備上地質資料的產生，大多為機出資料，自動列印。也有人工記錄，如施工班報、生產日報等，但人工記錄也都是計算機製作相關文字和報表。在文件形成的同時，將文件內容進行描述、文件結構、背景、版本、數據生成環境、存在狀態等方面的信息進行採集。如鑽井的基礎數據，文字性資料的著錄項等，這些數據是一次採集，全程使用。這種方法可以避免在地質資料歸檔著錄時的重復採集及其由於二次或多次數據採集輸入而出現的出錯概率。
以前地質資料管理部門，對前端產生了哪些地質資料，什麼時間應該歸檔心中無數，質量評判也缺乏依據。實行前端控制後，對產生的地質資料的數量和質量參與了控制，可以及時調劑利用和通知入館歸檔。
❼ 試述工程項目控制的步驟和主要內容是什麼
1、工程項目管控步驟包括：1）啟動：啟動階段主要工作是識別項目、並界定項目范圍；2）計劃：項目計劃是指導項目實施的依據，是非常重要的一個過程，它包含里程碑計劃、進度計劃、成本、質量計劃、風險計劃、采購計劃等；3）實施：實施就是根據項目計劃進行項目的實體構造，在項目實施中，重要的內容就是項目信息的溝通，即及時提交項目進展信息；4）控制：在項目實施中，重要的內容就是項目信息的溝通，即及時提交項目進展信息，以項目報告的方式定期通過項目進度，有利開展項目控制，對質量保證提供了手段。 5）收尾：項目收尾包括對最終產品進行驗收，形成項目檔案，吸取的教訓等。另外，對項目干係人要做一個合理的安排，這也是容易忽視的地方。
2、雙代號網路圖：
A B C
O--------->O---------->O----------->O
12 30 45
關鍵線路為ABC，總工期=45
（不知圖是否能看明白，因一提交圖片，回答就會失效，於是手工繪制了下）
❽ 項目的檔案管理步驟是什麼
一.建設項目檔案概念：
v是指從建設項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、生產准備到竣工投產（使用）全過程形成的經過鑒定、整理並歸檔的項目文件。
v項目文件是指在建設項目全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。內容包括：立項審批文件、設計基礎材料、設計材料、工程管理文件、施工文件、監理文件、合同文件、生產技術准備、設備文件、財務文件、竣工圖、竣工驗收文件等。
二.基建檔案工作基本要求：
一、熟知基建項目檔案工作的有關法規、標准和規范。
二、建立健全基建檔案工作的規章制度
三、採取措施，加強前端和過程式控制制
四、嚴把驗收關，認真做好檔案的預驗收工作，這是保證檔案質量的重要步驟。
三.建立「四納入」制度，是指將檔案工作納入項目法人制、招投標制、工程監理制和合同管理制。
1、納入項目法人制，各級領導崗位責任制（達標考核內容之一）
2、納入合同管理制，充分發揮合同的法律作用（檔案專項驗收考核內容之一）
3、納入工程監理制，充分發揮監理的控制手段作用
4、納入項目管理程序，實施同步管理
v主要措施體現在檔案工作的「三同步」、「三參加」。
四.檔案工作法規：
1、《檔案法》及《檔案法實施辦法》
2、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號）
3、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》（檔發字[1997]15號）
4、《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發字[1997]20號）
5、 《重大建設項目檔案驗收辦法》 （國檔發[2006]2號）
五.檔案工作標准（主要）
1、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 DA/T 28-2002
2、《科學技術檔案案卷構成一般要求》 GB/T 11822-2000
v電力檔案工作標准：
1、《電力工程達標投產考核標准（2006版）》（工程檔案篇）
2、《電力工業企業檔案分類規則及分類表》
3、《電力工程竣工圖文件編制規定》
DL/T5229—2005
v建設部檔案工作標准：
1、《建設工程文件歸檔整理規范》 GB/T 50328-2001
六.建設單位：
建設單位是項目建設的法人主體，對各參建單位負有組織、協調、檢查和指導的職責。並應將檔案工作納入項目計劃和崗位責任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。主要職責：
1、落實領導責任制，組建有監理單位、設計單位、施工單位、調試單位等參建單位參加的檔案管理領導小組；建立健全基建檔案管理制度；統一業務標准和規范；構建檔案管理網路體系，對建設項目的文件形成、檔案編制、驗收與移交的全過程進行監督、協調、指導和檢查。
2、按《國家重點建設項目檔案登記辦法》規定，做好登記工作。將建設項目各階段檔案工作進展和變化情況，以及項目檔案驗收情況，報送國家或地方檔案管理機構。
3、對建設項目的前期文件、施工管理性文件、竣工驗收文件和生產准備及試生產等階段形成的文件負責收集、整理和歸檔。
4、對各參建單位移交的竣工檔案進行檢查、驗收，並匯總統一編目，編制檔案檢索工具。
5、按《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，組織申報建設項目檔案驗收工作。
❾ 如何做好檔案管理工作
檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
關鍵詞：檔案管理 問題 信息一體化
1 新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數字化、網路化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網路信息管理模式到知識管理模式，並且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基於手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由於檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論准確揭示了檔案運動階段的前後銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
2 企業檔案存在的問題
2.1 企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則 企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以後，就出現後力不足，沒有長期性和連續性，再由於部分幹部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
2.2 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造 目前，一般檔案管理都是採用一台微機一套軟體的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網路化發展的需要。檔案管理手段的落後，給檔案工作帶來消極後果，主要是落後的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落後的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由於檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠,雖有微機和檔案網路,但檔案並沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
2.3 檔案工作缺乏制度化的管理程序 當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利於查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由於現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
3 新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
3.1 信息一體化管理 信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的採集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依託現代信息技術和網路技術，在網上採集與企業業務有關的信息，並進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種管理模式便於建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利於實現對信息資源的聯合開發利用。
3.2 檔案一體化管理 檔案一體化就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從製作、現行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文件與檔案數據資源的最佳管理和利用效果。從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：
3.2.1 檔案一體化的目標 實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
3.2.2 檔案一體化的原則 在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：一是全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端；三是集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
3.2.3 文件、檔案一體化管理的具體內容 文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。
3.2.4 文件、檔案一體化管理的技術保障 文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網路技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，並且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網路技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。
總之,基於我國現代企業管理的現狀，檔案人應積極吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，來適應檔案管理工作的新形勢。