A. 日常办公中的待办的纸质文件管理
首先说纸质文件管理：
好处：有据可查，特别是合同，档案等等这些，通常都会在有电子文件管理的情况下，同样有纸质文档管理。 作为凭证，纸质文件更具备法律性。
坏处：1、占地方，文件多了，要专门的存储室 2、不易保存，时间长了，容易损坏。3、管理困难，查找不方便 4、耗费人力资源，要专门人员管理。
在说电子文件管理：
好处：1、统一管理，就是一台服务器就可以搞定 2、容易查询 3、权限控制，一劳永逸。 4、借阅方便
坏处：某些法律性文件，电子版保持不保险，通常结合纸质文档管理。
总的来说，企业在做文件管理的时候，最好就是两种相结合，电子文件管理为主，纸质文档为辅，毕竟电子文件管理只是方便管理，不能完全代替纸质文件的功能。
B. 影响纸质档案耐久性的因素有哪些
影响纸质档案耐久性的因素
1、污渍的危害
纸质档案在保管和利用的过程中，尤其是在查阅和整理的环节，由于不利环境条件或人为因素的影响，以及档案人员或使用者的粗心大意会导致档案受损，有时会沾上泥斑、油斑、腊斑、霉斑、铁锈斑等，这些污渍一旦沾上，很难完好去除，这不仅影响了纸张的美观，甚至影响字迹的清晰度，严重的可能会腐烂，导致重要的档案信息丢失。
2、受环境影响大
纸质档案具有脆弱性，其在移交的过程中，若保管的条件无法保证，很容易受到外部环境的影响。例如，在运送途中，纸质文件会因为高温、高湿、灰尘、有害气体等发生损耗。
然而，当前政府和一些企事业单位对档案建设的关注程度不够，缺乏金融投资，纸质档案保管条件恶劣，相关设备设施配备不齐全，部分档案管理人员缺乏档案保护专业知识和技能，使得纸质档案的保管依旧存在严重隐患。
3、纸质档案在使用过程中存在的隐患
纸质档案在库外运行或外借时，受人为因素的影响很大，加之档案的特殊性，一旦丢失很难找到。同时，在档案利用中，部分用户素质低下，长期占据着档案，不及时归还，很可能会造成档案丢失，直接导致纸质档案收集不齐全、不规范。
此外，一些部门缺乏档案观念，为了利用方便，将应归档档案拖延转移，导致档案丢失或档案内容泄露。纸质档案不能完整归档，直接影响了档案信息资源的建设、开发和利用等工作。
4、档案管理人员缺乏专业的档案保护技能
近年来，档案管理人员随着社会的需要不断壮大，但档案修复人才却依旧很匮乏，档案修复工作失去了人才支撑，出现了断层的现象，满足不了对档案管理人员的现实需求，新培养的档案修复人才因缺乏长期的实践和系统的培训，一时还很难发挥作用。
5、书写材料影响纸质文件的存储寿命
纸质档案字迹材料指书写或印刷在纸张上的墨或墨汁、油墨、圆珠笔、复写纸、印台油和技术图纸、艺术绘画制品上的线条材料等。这些书写材料受自身性质和外在环境等因素的影响，会出现褪色、扩散、模糊等现象，直接影响档案的保存和利用。
C. 电子文件的保存与纸质档案的保存主要有哪些方面的区别
纸质档案和电子档案的区别
1.管理方法的区别。1.1归档。把办理好的文件整理立卷，定期交到档案部门就为纸质档案的归档。电子档案的归档比纸质档案要复杂，归档方法包括物理归档和条理性的归档。条理性的归档方式，是通过信息设备把电子档案中的地址存储在网络设备中的相关存储设备当中，档案部门记录的是归档的电详细来源，由信息设备直接查阅该电子档案。条理性的归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。而物理归档就是将电子档案采取脱机备份，移交到档案部门，实行脱机保存。1.2整理。把需要加以整合的档案整理到位就为档案的整理，加以组合、排序、区分、编目，形成一个完整的系统。根据档案中的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、区分、编目和排序。纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行操作，效率低且劳动强度大。而电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。1.3编目与审核。编目纸质档案的方式有以下几个方面：记录卷内文档的有关目录信息、将备考表编制完整、封面的整体编目以及编号等，最后形成完整的目录。通过实际操作将这些目录进行审核。电子档案的编目方法和纸质的档案不一样，因电子档案在计算机的系统上运作，而计算机系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，所有，等于在归档时，就可以自动化实现“编目”。而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，直接浏览、输出、检索查询文件信息，其优势是交互性强，响应的时间较短，且可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。2.保护中的差异。2.1载体寿命的差异。纤维素的好坏会对纸张的质量产生决定性的因素，在对档案加以保护的过程当中，一定要把化学反应的所需条件解决，才能使纸质档案的整体质量更高。电子档案所用的设备是光盘和具备磁性的载体。光盘是通过激光来获取并存储信息，目前，光盘利用的记录载体包含了，碲合金、碳铝中的化合物、硒及部分在激光作用下产生变化的相关材料。而磁粉当中残留下的的磁性化合物，是将信息记录好的决定性因素，其会因外磁场的破坏而消磁或退磁。2.2两者面对环境条件影响的区别。粉尘影响的区别。粉尘对纸张有所影响，重点是机器会带来一些霉菌物质、纸张一旦发生破损其粘结起来便会变成一些较硬的颗粒物。而粉尘给电子档案带来的损害是由化学物质的反应、生物以及物理的伤害。粉尘中的化学因子会引起磁带、光盘、发生分解或者侵蚀等，因化学反应而导致的质量问题指的是化学损坏，导致记录信息不足或者丢失；霉菌的传播者是空气和生活中的粉尘，也是霉菌开始来源，霉菌会分泌出有机酸和酶性物质，这些物质会使光盘和相关载体受到损坏，从而丢失相关的数据，而是生物上带来的损坏；而物理反应的损坏指的是磁盘受损、光盘被污染，以至于信息被丢失。温湿度影响的整体区别。温湿度的高低也会对光盘、纸张及其他的载体带来不利的影响。对普通的纸张而言，过高的温湿度会使纸张内部的化学因子加速反应，从而加快纸张与水发生溶解，导致材料字不清晰。而电子档案受不同温湿度的影响反应是：在不确定温度高低的条件下，聚酯底基分子容易发生膨胀或者紧缩，进而对数据的读写和定位带来不利的影响。2.3信息保护技术的差异。如何使档案的载体——纸张的质量更高是纸质档案的核心工作之一，因为存储的信息和相应载体是密切相关的，保障纸质文件，且通过纸张实际的记录内容就能够储存。以电子档案来分析，载体与信息是不总是相结合在一起的，电子档案与载体的分离性会使档案内的内容被窃取或变更。2.4技术寿命的差异。电子档案是由信息设备将信息与载体相结合起来组成的，要通过信息设备才能进行利用。如果技术跟不上，就不能读出相应的信息。但纸质的档案，其纸张、字迹和字迹的相关材料三者始终是紧密相连的，它的内部因素、质量好坏与环境的保护息息有关的。由于电子档案是由信息设备将其载体与信息相组合而成的，要通过软件设备才可查阅。所以，对于电子档案中数字化信息的质量好坏而言，技术的更新是比损坏载体更加严重的损害。
D. 户籍档案保存年限
“民警同志，我今年80岁了，想开一张我父母的户籍证明。”“我爸爸前两年过世的，我要查他60年代户口迁出的记录，好像是住过南昌路还是襄阳路那里的，我不确定。”“你看，这些60年代的户口登记簿内页都发黄、发脆了，还能撑多久真不好说。”这些纸质户籍档案带来的困扰，要如何破解？
纸质档案越存越多，查找、保存却存在诸多不便，在城市数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质户籍档案数字化无疑势在必行。今年以来，徐汇公安分局在市局人口办、智慧公安办的大力指导下，深入调查研究、倒排时间节点、逐项攻克难题，全速推进纸质户籍档案数字化加工，于6月底保质保量完成了全区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案数字化加工任务，并研发基于公安网的信息交互、网上调档实战应用系统，在实现派出所“综合窗口”全域入驻街镇社区事务受理中心的基础上，打通徐汇公安政务服务与群众的“最后一公里”，使户籍档案资源更好地服务于公安实战和社会公众，为上海建立符合现代化档案管理要求的档案体系开展积极探索。查阅、保护历史户籍档案，数字化应用优势明显
由于辖区内解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多，户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务，使得徐汇公安分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下。“传统纸质档案查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，还需要人工费时翻阅查找，像我们辖区很多老房子，同一个地址下往往有好几家甚至是十几家人家，翻阅查找难度就更大了。”公安综合窗口民警严晓韫说。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的，居民要开具家人迁出证明，民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远，被查询人已经过世，后代又不甚了解详细地址的情况，光通过一个姓名，要查询到信息更是难上加难。
而电子档案是通过前期扫描纸质档案，产生高清像素图片，存入存储设备。用户查询时输入需求，后台算法通过对存储电子档案进行识别，得出针对性的查询结果。电子档案的应用减轻了窗口工作人员需要离开工位、手工检索查找等负担，大大缩短了居民等待的时间，加快了窗口的办事效率。不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，不可避免会出现发黄、变脆、破损、甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中，又极易造成新的、不可逆的损坏。纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度，保存条件较为严苛。电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化，保存更加完整持久，反复查阅不会受损。纸质档案量只会越存越多，对保存的空间要求也会越来越大，不仅如此，还要安排专门的人员保管。而电子档案对空间的要求极小，在电脑设置密码等有效的方法下，可以妥善地保证电子档案的安全性和保密性。贴近实战研发数据检索系统，放大内部“放管服”效能
徐汇公安分局全流程把控数据录入质量，严守安全底线，优先选择有涉密资质的加工单位并签订保密协议，通过“双机着录、一机校验”全面确保数据录入准确性。而无纸化只是数字化的第一步，能够随时调取这2000余万页信息的平台才是决定工作成败和服务成效的关键。徐汇公安分局专门研发了B/S网络版数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务，实现对原始户籍档案的电子调档查询。
电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移证存根、迁入户口证、移入户口证、死亡证存根、出生证、户口审批材料等7个档案类别，在查询类别不详的情况下，也可通过综合栏查询所有档案类别；设置了档号、姓名、身份证、详细地址、死亡时间、出生日期、年代7项查询条件，可通过其中一项条件查询或多项条件组合查询。针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能，能够尽最大可能显示一家人家的户籍档案，方便查询。如遇到档案页面原始字迹模糊，还可放大缩小进行辨认，并增加了打印功能，大大方便了工作人员和民警随时查档调阅。
通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致的来回往返查询旧档案的老大难问题；同时也消除了派出所综合窗口入驻街道服务中心，档案室与窗口分离、民警调档不便的困扰，放大了内部“放管服”效能，市民满意度和民警工作效率成倍提升。
提升群众服务体验感受，助力城市数字化转型目前，徐汇公安分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次，核查户籍相关材料查档日均200余次，查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。五年前，一位年迈的阿姨来湖南路派出所开其祖父母的户籍证明，她小时候只听她父母提起过祖父母的姓名，并不知道其它信息。当时，户籍窗口民警严晓韫翻了大半天档案，结果还是一无所获。心怀歉意的小严在工作日志上记上了一笔。2020年，湖南路派出所率先启用电子档案后，民警又联系到了阿姨。结果，根据阿姨提供的姓名，民警用了5分钟不到就查到了她祖父母的户籍档案。“谢谢，谢谢，太好了，一桩心事总算落地了。”困扰多年的问题终于解决了，阿姨开心地连连道谢。
李女士来到湖南路街道社区事务受理服务中心，想要办理过世母亲的历史户籍证明，综合窗口工作人员小张通过系统查询，几乎是立刻查询到了相关信息，并为李女士打印出了相关证明。“以前我记得在老派出所的时候，我要开老房子户籍证明，民警同志要进去翻半天；现在搬到这里，感觉所有东西都升级了，怎么会那么快？方便，真方便！”李女士感叹道。除了到场办理外，“一网通办”的红利也延伸到了手机端。市民任先生在手机随申办内提交了一个开具户籍证明的申请，要求证明“60年代武康路某弄某号内，自己报出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员在工位电脑上收到申请后，通过姓名和地址，迅速查出60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。这样，任先生在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。
E. 纸质文件保存的最高年限是多少怎样保存
纸质文件保存的最高年限是10年以上。
国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》做了明确界定：档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃。
相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。由此可见档案库房存储条件的严苛，这样才能有效保存纸质档案。
避免酸性环境的生成
酸性环境的形成主要有两条途径：一是造纸过程中残留的酸；二是当纸张湿度过大时吸收空气中的酸性气体，使纸张PH值变小。
防治光化学反应发生
最好将档案库房建在环廊内，不但避免阳光照射，而且可减少空气中有害气体的侵入。
(5)徐汇纸质文件存储扩展阅读
古代保存纸质文件的方法
为了能让纸张能保存较长时间，在造纸时，会采用石灰和石棉等含碱性较强的天然材料，因为在日后的保存中，空气中多含酸性，这样能够让纸张不易老化破损，得以长久保存。
现代档案存放的基本物质条件包括：档案库房、库房设备、档案装具、包装材料等。
控制库房温度
温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快。平时几乎不进行的纤维素有关反应也会发生，纸质老化速度就会加快。
当温度过高时，纸质会失去水份而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制温度，不可过高也不可过低，最好控制在14-24℃之间。
F. 如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理
如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理
档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：
（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；
（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；
（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。
G. 纸质文档管理会遇到哪些问题
纸质文件在管理的时候容易破损，查找时需要根据文件名、文件类型、归档时间等信息在文件柜中一份份地查阅。纸质资料在查询时步骤繁多，费时费力，大大降低了工作效率。
推荐用云脉纸质文档管理系统，通过该系统，能够快速准确地将纸质文档资料转换为电子文档。用户通过手机拍摄/扫描仪扫描，将纸质文档转化为电子图像，再导入OCR工具中，识别提取转存为可编辑的电子文档，系统自动存储图像与识别结果。
H. 有没有提供纸质文件扫描存储的公司，青岛周边的最好
用高拍仪扫描就可以了，基本都是秒扫，扫好后直接保存到电脑上，非常方便。我们图书馆用的是哲林的高拍仪，500万像素的扫描效果很清晰，速度也很快，可以自定义命名，也不怕以后文件不好查阅，价格比扫描仪便宜。你也可以看下
I. 我现在负责档案室的工作，里面的档案都是纸质的，我想把档案资料都存储在电脑中，方便日后查找，该怎么做
这个问题，本人也设想过的：
1、你相机得具有连拍功能；
2、把相机安装固定在能拍正常文件的上方即可；
3、关键要记录下档案材料和拍照的数目即可。
4、最后整理分类并刻备备份~~~
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J. 纸质档案怎样长久保存
纸质档案怎样长久保存
目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出纸质档案怎样长久保存。希望大家喜欢！
纸质档案怎样长久保存
一、知识背景
重视纸质文档的保存工作是档案工作人员必须要注意和认真对待的重要问题。由于历史的原因，当前主要的档案资料都是采用纸质材料为载体进行保存，特别是一些机密性较高的文件，大多采用纸质文件存档，这样就为保存纸质文献档案提出了较高的要求。
二、古代方法
为了能让纸张能保存较长时间，在造纸时，会采用石灰和石棉等含碱性较强的天然材料，因为在日后的保存中，空气中多含酸性，这样能够让纸张不易老化破损，得以长久保存。
三、现代存放
国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》做了明确界定：档案库房（含胶片室、磁带室）的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。由此可见档案库房存储条件的严苛，这样才能有效保存纸质档案。
四、避免酸性环境的生成
酸性环境的形成主要有两条途径：
1、造纸过程中残留的酸；
2、当纸张湿度过大时吸收空气中的酸性气体，使纸张PH值变小。
五、防治光化学反应发生
最好将档案库房建在环廊内，不但避免阳光照射，而且可减少空气中有害气体的侵入。
六、控制库房温度
温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快。平时几乎不进行的纤维素有关反应也会发生，纸质老化速度就会加快。当温度过高时，纸质会失去水份而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制温度，不可过高也不可过低，最好控制在14—24℃之间。
七、控制库房湿度
空气中湿度大，纸张含水量就大，酸性物质对纸张中纤维素破坏作用就大，这就是相对湿度越高，纸张白度呈直线下降的原因。当相对湿度超过85%时，纸张物理强度损失30%以上，弹性完全失去，晒干后也不能恢复原来的状态。另外，相对湿度若低于25%以下，纸张又会因干燥失去水分而发硬变脆，弹性、耐折度减弱而易破损。因此，档案库房的湿度非常重要，一定要尽量保持稳定，最好控制在45%—60%。
八、除尘杀菌
灰尘是细菌、霉菌的携带者，本身也会对纸张产生磨损、腐蚀等破坏作用，因此在档案入库前就要进行除尘、杀菌。入库后要严格控制温湿度，因为高温高湿是细菌、霉菌繁殖的必要条件。
拓展阅读：声像档案的保存与利用
声像档案是以照片、影片、录音带、光盘及硬盘等不同载体来对声音和图像进行保存，并能够再现，同时也可以辅以文字的具有保存价值的历史记录。其种类较为丰富，在保存和利用过程中需要采取必要的措施确保其功能性，实现其实现更好的查询和检索能力。
一、确保录制质量和格式的规范性
对于声像档案的质量的保证，则需要从源头上进行干扰，这才能起到根本性的效果。所以作为档案部门，则需要有取主动干扰的措施，通过对音视频文件摄录标准、摄录器材和存储介质的选择、摄录人员的指导和培训等源头上来对音视频文件的录制质量和录制格式的规范化和标准化进行有效的控制，为声像档案的归档案保存和利用奠定良好的基础。
二、强化对归档声像文件的接收、校验和保存
（一）坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性
（1）对拟归档声像文件的内容进行严格挑选
作为声像档案其一定要具有长期、持久保存的意义，所以对需要拟归档的声像文件的内容要进行评估，对其是否具有持久价值和档案价值进行鉴定，并在此基础上实现对拟归档文件进行挑选。
（2）把好对拟归档声像文件格式的`校验关
对于需要长期和永久保存的声像档案，理论上需要按照未压缩或是无损压缩的格式来进行保存，但在实际声像档案形成过程中，存储格式和存储载体在满足国家相关参数要求下，则需要在保证视听质量的同时，确保做到存储空间的最小化。
（3）把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关
对拟归档的声像则需要根据同类内容的纸质档案管理规定对其密级和保存期限进行确定，但不管是需要长期还是永久保存的声像档案，其存储的介质即使在符合条件的要求下进行存储，但由于其自身物理和化学性质稳定性较差，所以想要长期安全存放具有一定的难度，对声像档案所记载的信息进行到更新或是迁移具有必要性。
（二）根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施
（1）做好提前备份工作
对于声像档案为了确保其安全性，则需要提前做好备份。利用耐久材质的备份介质，使用标准的软件和文件格式对数据进行存储，减少存储和利用过程中导致声像档案出现损坏的情况发生。对于备份的声像档案要减少数据迁移的频率，从而避免由于数据丢失而导致的损失发生。对于备份档案的保存以远距离异地存储为宜，这样不仅可以有效的避免由于污迹、霉变和介质层间开裂等原因所导致的声像档案无法读取的情况发生，同时在一些自然灾害和人为损坏发生时，避免声像档案的安全受到威胁。
（2）对归档的声像档案要定期检查
单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。
（3）对存储介质要适时更新
通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。
（4）对存储信息要适时迁移
近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。
三、确保读取方式的最优选择与最佳效果
（一）提高读取方式的安全性
提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。
（二）提高内容检索的便捷性
尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。
四、结束语
近年来，随着科学技术的快速发展，语音识别和人像识别技术开始在声像档案信息检索中开始应用，这不仅有利于提高声像档案信息查询的准确性和便捷性，而且也是对声像档案内容快速检索能力得以实现的重要突破，必将推动声像档案得到健康的发展。
谈实物档案如何整理
[摘要]各单位在工作中都会形成一些具有保存价值的实物，如奖状等荣誉性实物，失效的印章，着名人物的题词、书画、名优产品实物等。要使这些实物发挥更大作用，就必须对其进行科学整理。
[关键词]机关单位；实物档案；整理
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。
一、实物档案的分类
分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。
二、实物档案的排列
排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。
实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。
三、实物档案的贴签
贴签是指将实物在全宗中的位置进行标着，并以标签的形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。
四、实物档案的编目
编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。
实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。
五、实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的
印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。
六、结论
实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。
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